La firma de los PDF en línea

El proceso de firma de PDF sin software dedicado:

• Apertura del servicio de mensajería

• Añadir el PDF como archivo adjunto en un correo electrónico

• Apertura por cada uno de los firmantes

• Descarga del PDF

• Impresión del PDF

• Firma a mano en el PDF

• Escaneo del PDF

• Envío por correo electrónico de la versión firmada y escaneada del PDF

• Impresión o adición en línea al expediente del aprendiz

Al final, o bien le llegan varios contratos idénticos con una firma por ejemplar, o bien un solo contrato que ha sido impreso, firmado, escaneado, devuelto, reimpreso, resignado, rescaneado, etc. y ha perdido todo su valor probatorio.

También es posible:

• Inyectar este documento en una plataforma de firma

• Inyectar la información del pasante en esta plataforma.

• Automatizar el envío de los documentos

• De recuperar los documentos firmados en un solo y mismo ejemplar con valor probatorio.

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Las diferentes etapas de un flujo de trabajo de firma en línea:

1. Se envía un correo electrónico a los firmantes indicando «por favor, firme el documento adjunto…» con un enlace dedicado.

2. El enlace redirige al documento, para marcar las casillas de aceptación (de las condiciones generales, de validar un monto si lo hay, de autorizar el envío de publicidad a su dirección de correo electrónico, etc.). Con condiciones obligatorias, otras no. Una vez validadas estas condiciones, aparece el pad de firma.

3. El pad de firma permite firmar el contrato.
4. Si una firma es rechazada, entonces el firmante refractario deberá indicar la razón del rechazo y el flujo de trabajo será cancelado para todos los firmantes.
5. Una vez firmado el documento, la etiqueta de firma rastrea el «cuadro de firma», indicando la identidad del firmante así como la imagen de su firma.
6. La pista de auditoría se genera entonces y lista la totalidad de las etapas con fecha y hora del flujo de trabajo. En la última página de esta pista de auditoría, encontrará: la certificación del tercero de confianza, un código QR así como una URL que permite la verificación del documento.
7. Todos estos documentos están firmados electrónicamente con un sello de servidor PDF que garantiza la integridad y el origen del documento. El archivo paralelo que atestigua la marca de tiempo y la fiabilidad de los elementos se hashé y se guarda en la caja fuerte diariamente. El certificado de depósito en la caja OFFSAD, así como el PDF, constituyen la prueba irrevocable de firma con valor probatorio del documento.

Para el gestor:

Un menú dedicado en el gestor SoWeSign le permite gestionar la firma en línea de los documentos. Il affiche l’intégralité des workflows, leur état ainsi que le PDF dans l’état ou il se trouve : s’il dispose de 2 signatures sur 3, alors on pourra observer les deux signatures sur le document. Vous pourrez aussi relancer manuellement les demandes de signature de contrat par e-mail.