Históricamente, FUNDAE exigía listas de asistencia en papel firmadas por todos los participantes y formadores. Desde 2020, la normativa española permite la recogida de firmas digitales como prueba válida de asistencia para acceder a la bonificación.
Este cambio abre la puerta a la desmaterialización completa del control de asistencia : sin papel, sin impresoras, sin escáneres y sin riesgo de pérdida de documentos. Las listas de asistencia digitales generadas por SoWeSoft son válidas ante FUNDAE, la Inspección de Trabajo y cualquier auditoría de tu RLPT.
SoWeSoft se ha adaptado para permitir a empresas y centros de formación generar listas de asistencia digitales al cierre de cada sesión, con plena trazabilidad y valor legal.
Para gestionar las listas de asistencia en papel, había que extraer la lista de participantes y formadores, imprimir una hoja por sesión, hacerla circular durante la formación, recoger las firmas, recuperar el documento - a veces perdido - escanearlo y enviarlo a FUNDAE o al gestor de la bonificación.
En caso de problema con una firma - olvido, firma ilegible, firma que se sale del recuadro - era necesario que el participante estuviera presente físicamente para firmar de nuevo, o gestionar complejos procesos de rectificación.
Con SoWeSoft, todas estas restricciones desaparecen. Los participantes firman en tiempo real desde sus dispositivos, y las recuperaciones de firma pueden realizarse a distancia en cualquier momento antes del cierre del grupo.
Gracias a la firma digital, todas las restricciones del papel desaparecen. Los intercambios con tu ERP de gestión de la formación permiten recuperar automáticamente los datos de participantes, formadores, sesiones y lugares. Si tu organización no dispone de ERP, las plantillas Excel y Google Sheets de SoWeSoft permiten introducir los datos en minutos.
Los participantes y formadores firman en tiempo real desde las aplicaciones SoWeSoft Student y SoWeSoft Trainer. Las recuperaciones de firma pueden realizarse desde las mismas aplicaciones o desde los portales web, sin necesidad de instalación y desde cualquier dispositivo.
Al cierre de cada sesión o grupo formativo, SoWeSoft genera automáticamente la lista de asistencia en PDF : fechada, autenticada, con QR de pista de auditoría y lista para ser presentada a FUNDAE o a la Inspección de Trabajo.
