Caso práctico: simplificar y proteger el proceso de firma en una gran empresa industrial

Contexto

Este grupo industrial forma cada año entre 20,000 y 25,000 colaboradores en Francia, pero también a nivel internacional. La gestión de las firmas se basaba hasta ahora en hojas de papel y luego en una reintroducción manual, un funcionamiento muy pesado teniendo en cuenta el volumen. Los equipos de formación debían gestionar un importante trabajo administrativo, y la búsqueda de pruebas para las auditorías o los financiamientos se volvía particularmente consumidora de tiempo, a veces calificada de "misión imposible".

En un contexto de transformación interna - digitalización reforzada, creación de un centro de servicios compartidos, transición a Workday - la empresa ha iniciado, en el marco de una licitación, una búsqueda de solución dedicada a la desmaterialización de las firmas de asistencia.
Desafíos

El objetivo era asegurar las firmas y simplificar un proceso que se había vuelto difícil de mantener a gran escala. El cliente también esperaba una trazabilidad más fiable y un enlace automático con el sistema maestro Workday.
Las prioridades identificadas se referían principalmente a:

• la conformidad legal y la infalsificabilidad de las firmas

• la reducción de la carga administrativa relacionada con la gestión de las asistencias

• la capacidad de encontrar rápidamente las pruebas en caso de auditoría (Qualiopi) o de solicitud de financiación

• la alimentación automática del historial de firmas y de los historiales de competencias en Workday
  ¿Por qué SoWeSign?

El cliente eligió SoWeSign por tres razones principales: la existencia de un tercero de confianza que garantiza firmas seguras, la capacidad de co-construcción con los equipos, y la interfaz indispensable con Workday. La asociación se ha consolidado a lo largo de las evoluciones de la solución hacia una versión Corporate adaptada a los desafíos de una gran cuenta industrial.
Beneficios

Antes de la digitalización, algunos equipos dedicaban hasta un día completo a la semana a la codificación manual. El uso de SoWeSign ha permitido eliminar esta carga y reenfocar los esfuerzos en la pedagogía y la animación de las formaciones.
La solución también ha contribuido a una mejor visibilidad sobre el llenado de las sesiones y a la identificación de los no-show, un elemento que tiene un impacto directo en los costos pedagógicos y logísticos. Los datos de formación están ahora integrados automáticamente y de manera fiable en Workday, reforzando la coherencia y la trazabilidad de la información.
Adopción y gestión del cambio

El paso del papel al digital ha representado un desafío para la empresa. A pesar de un proceso de firma simple - solo cambia el soporte - algunos formadores han podido expresar interrogantes sobre la validez y la seguridad de las firmas digitales.

La gestión del cambio sigue siendo un punto de atención, especialmente debido a la rotación de los formadores "ocasionales", relacionada con la evolución de las necesidades de competencias. Pero el uso de SoWeSign se ha ido instalando progresivamente en las prácticas, gracias al acompañamiento implementado, lo que ha permitido tranquilizar a los equipos.

Desde hace un año, un nuevo proceso permite planificar y firmar, con SoWeSign, sesiones que responden a necesidades operativas inmediatas. Los datos de formación (fechas, horarios, aprendices, firmas) se devuelven automáticamente a Workday.

→Perspectivas

Los beneficios constatados explican la voluntad de continuar utilizando SoWeSign en todas las regiones del grupo a nivel internacional. Hasta ahora basado en el voluntariado, el despliegue debería evolucionar hacia un funcionamiento por prescripción a partir de 2026, con la gestión de eventuales excepciones relacionadas con las restricciones regulatorias locales.