Excel sabe calcular. Pero no tiene memoria. Es esta falta de memoria la que plantea el problema.
El problema de los errores:
Un formador anota una ausencia en la línea equivocada. Un copiar y pegar borra una celda. Dos colegas abren el mismo archivo simultáneamente y uno de los cambios desaparece. Estas situaciones ocurren con regularidad. Lo que es más grave es que son casi imposibles de detectar después.
Excel no registra quién modificó los datos, ni cuándo. Si un dato cambia entre el final de la formación y el control, voluntariamente o por inadvertencia, no existe ningún medio para probarlo ni para refutarlo. Para un seguimiento de la asistencia a la formación, esto crea una gran vulnerabilidad.
Cuando se complica:
En una formación corta, con un pequeño grupo, de manera presencial: se sostiene. Pero, en cuanto la situación se vuelve un poco más compleja, las fragilidades se acumulan:
- Sesiones distribuidas en varias semanas: las pestañas proliferan, las fórmulas se rompen, aparecen las referencias circulares.
- Formaciones mixtas: una mañana en sala, una tarde a distancia, módulos en autonomía: Intentar poner todo en un solo archivo sin perder datos es una apuesta arriesgada.
- Grupos importantes: más allá de un centenar de personas, esto puede crear errores y afectar la legibilidad del expediente.
Las situaciones que se descontrolan en auditoría
No es teórico. Durante un control, algunos organismos ya han sido rechazados por:
- hojas de papel escaneadas y luego pegadas en una hoja de cálculo, con firmas faltantes o fechas ilegibles
- horas que no corresponden a las sesiones declaradas
- archivos renombrados varias veces, imposibles de reconstruir en orden
Resultado: la prueba de asistencia a la formación se considera insuficiente. El financiamiento puede ser cuestionado. A veces, se solicita un reembolso.
Es ahí donde se juega la diferencia entre "tener datos" y "tener pruebas": en auditoría, solo cuenta lo que es verificable con pruebas concretas que lo respalden.
