La evaluación de la formación no es una simple encuesta de satisfacción

La formación sigue siendo un asunto esencial para muchas empresas que desean desarrollar las competencias de sus equipos y también para las propias personas trabajadoras, cada vez más sensibles a su empleabilidad. Con un mercado de la formación profesional en clara progresión en los últimos años, el tema del seguimiento y pilotaje de la formación está más vigente que nunca. Cuando se movilizan importantes recursos humanos y financieros, es lógico querer asegurarse de que se utilizan de forma adecuada. Ese es precisamente el caso de las acciones formativas, que representan una inversión a largo plazo para una empresa.

Esta pregunta, que convendría plantear en primer lugar a quien encarga la formación, no puede limitarse a una respuesta basada únicamente en la satisfacción. Los indicadores de eficacia esperados deben permitir determinar si la formación ha tenido el impacto previsto sobre los objetivos definidos previamente. La satisfacción de las personas participantes puede ser un criterio dentro de una encuesta de calidad, pero no determina necesariamente la eficacia real de la formación ni el cumplimiento de las expectativas depositadas en ella. Por ejemplo, enviar a una persona a una formación de Excel en las Maldivas podría satisfacerla, aunque no tuviera acceso a un ordenador durante la formación.

¿Por qué la evaluación de una formación es más compleja y más precisa?

La formación es un proceso: empieza antes de la intervención de la persona formadora o de la secuencia de aprendizaje y continúa mucho después, con el acompañamiento y la puesta en práctica de los conocimientos adquiridos. No se reduce a un momento puntual.

La formación implica a varios actores: además de la persona participante, la persona formadora y la persona responsable también son fundamentales. Quien encarga la formación presta atención a los indicadores que permiten medir su eficacia y comprobar la correcta aplicación de los conocimientos adquiridos.

La formación puede generar un volumen importante de datos: varios cuestionarios, diferentes actores y distintos momentos pueden dar lugar a cientos de miles de respuestas. Una misma persona puede tener que responder a varios cuestionarios a lo largo del tiempo, y esto debe tenerse en cuenta.

La evaluación de una formación persigue varios objetivos: no se trata de evaluar a la persona que responde, sino de medir la eficacia de la formación. Limitar la evaluación a la satisfacción sería una pena. El éxito de la formación no depende únicamente de la persona enviada a formarse.

Estas particularidades demuestran que la formación no puede tratarse como una encuesta de satisfacción clásica.

La evaluación de una formación es un tema complejo que requiere una fuerte adaptación a las modalidades formativas, a los distintos actores implicados y a los diferentes momentos de la evaluación, tanto en caliente como en frío. ¿Qué tres puntos conviene vigilar especialmente?

El escenario de evaluación

La evaluación de la formación exige crear múltiples cuestionarios y poder enviarlos automáticamente con la frecuencia adecuada. Es necesario disponer de una herramienta que automatice esos envíos según un modelo definido, gestionando todos los parámetros (cuestionario, correo, momento, destinatario, etc.).

La generación de datos

Es una riqueza, pero todavía hace falta disponer del tiempo y de los recursos necesarios para explotarla. Una herramienta especializada como SoWeSkill permite contar con informes de análisis estructurados que ponen de relieve los puntos débiles y los ejes de mejora.

La formulación del cuestionario y de las preguntas

Las preguntas deben centrarse en la persona que aprende. Por ejemplo, quien participa en la formación no sabe necesariamente si la persona formadora es buena; sí sabe, en cambio, si la experiencia de aprendizaje ha sido satisfactoria. Utilizar escalas impares con un punto medio neutro permite expresar mejor las opiniones. Un equilibrio entre preguntas abiertas y cerradas favorece la tasa de respuesta y, al mismo tiempo, aporta un componente cualitativo a las respuestas.

Estos elementos subrayan la necesidad de recurrir a especialistas certificados. Los equipos de SoWeSoft, certificados Bronze en la metodología Kirkpatrick, pueden acompañar la creación de modelos que automaticen las tareas y simplifiquen la evaluación.

A la inversa, una herramienta de encuestas clásica corre el riesgo de no disponer de funcionalidades adaptadas a la evaluación de la formación, lo que obliga a realizar clasificaciones manuales e impide la automatización. Una solución específica es esencial.

Para ilustrarlo, tomemos el ejemplo de las preguntas con ramificación condicional, que a menudo suponen una trampa. Esta funcionalidad, útil en encuestas clásicas, puede resultar problemática: activar preguntas en función de respuestas anteriores puede dar a las personas participantes la impresión de que no están concernidas, lo que resulta contraproducente. Además, esto complica el cuestionario, genera tasas de respuesta por pregunta y arroja resultados difíciles de interpretar en el marco de una evaluación de formación.

Para profundizar...

• The Kirkpatrick Model: Un recurso detallado sobre el modelo Kirkpatrick, utilizado a nivel mundial para la evaluación de la formación.
• Cómo calcular y maximizar el retorno de la inversión de la formación: Una guía para calcular y maximizar el retorno de la inversión de la formación.
• SoWeSkill - Eficacia de las formaciones: Una visión en profundidad de la eficacia de las formaciones, incluyendo metodologías y herramientas para una evaluación óptima.
• SoWeSkill: Descubrimiento de las funcionalidades de la herramienta especializada en la evaluación de las formaciones.