Aprovechar los datos de asistencia para mejorar los itinerarios formativos

El registro digital se ha generalizado ampliamente en los centros de formación para hacer un seguimiento de la asistencia de los alumnos. Se trata de una nueva solución de gestión que va más allá de una simple herramienta administrativa, ya que permite generar documentos certificables para sus financiadores u otros organismos de control, lo que le permite demostrar la calidad de sus cursos de formación.

Los datos procedentes del registro de asistencia y de la lista de alumnos son fundamentales para la gestión de la formación, ya que permiten realizar un seguimiento preciso de la asistencia de los alumnos mediante el análisis de la tasa de absentismo y su asistencia a clase, y ofrecer un seguimiento personalizado si es necesario durante un curso. En esta misma línea, también influirá en la calidad de la formación, ya que permitirá comprobar si el contenido ofrecido es adecuado y evaluar el compromiso de los alumnos; y, por último, servirá para cumplir con los requisitos normativos, especialmente en el marco de la financiación de las OPCO o de certificaciones como Qualiopi. Además, el análisis de los datos de compromiso de los alumnos ofrece pistas de mejora.

No todos los datos de control de asistencia tienen la misma utilidad. La utilidad dependerá de tus objetivos y de los indicadores que quieras analizar.

El primer dato que hay que analizar en el marco del control de asistencia es la presencia, la ausencia y los retrasos de los alumnos. Esto permite realizar un mejor seguimiento de su asiduidad, especialmente en el caso de que sus alumnos sigan un itinerario de aprendizaje o una formación financiada por un organismo externo. Dicho organismo exige, por tanto, una cierta asiduidad y pruebas de asistencia ante quienes lo financian.

También existen indicadores relativos a los abandonos, cuando un alumno deja de participar en una formación, y los datos de asistencia de un grupo o de una sesión en particular.

Estos datos, una vez recopilados y analizados, permitirán conocer las causas de las ausencias, los retrasos o los abandonos para poder adaptar la formación en consecuencia y obtener mejores resultados.

Para maximizar el rendimiento de sus formaciones y proponer soluciones de mejora pertinentes en relación con su trayectoria, primero hay que elegir indicadores que le correspondan.

• En primer lugar, como habrán podido entender, el indicador más importante será la tasa de asistencia, para seguir el compromiso general del aprendiz durante un curso.
• Luego tendremos la tasa de ausencias repetidas. Esto permite identificar a los aprendices. Este indicador debe actuar como una señal para prevenir y anticipar las deserciones.

Al correlacionar estos indicadores de asistencia con los indicadores de progreso de los aprendices, como sus resultados, es posible ver el rendimiento real de su curso, ya que el objetivo no es solo recopilar estos indicadores, sino medir su verdadero impacto en la mejora de sus formaciones.

Tras analizar los datos, hay que saber actuar para obtener resultados concretos.

El análisis de datos como la tasa de asistencia y de retrasos durante una sesión permite evaluar el interés que despierta una formación e identificar su popularidad entre los alumnos. Si la tasa de asistencia es muy baja, mientras que en el conjunto de la formación ha sido alta, esto puede significar que el módulo no ha cumplido con las expectativas.

Un buen seguimiento de los alumnos sigue siendo lo más importante cuando se observa una disminución de la asistencia. Cuando esto ocurre, no basta con enviar correos electrónicos de recordatorio o de aviso, sino que hay que dedicar tiempo a hablar con el alumno para identificar sus dificultades y comprender su situación.

Para reajustar lo antes posible los cursos con una baja tasa de asistencia, es esencial realizar encuestas de satisfacción inmediatas (encuestas realizadas directamente al finalizar un curso) y establecer un seguimiento con los alumnos y los formadores para identificar posibles áreas de mejora.

Ahora que hemos determinado la importancia de analizar los indicadores y los datos de asistencia. Hay que saber cómo aprovechar al máximo estos datos.

Primero, la fiabilidad de la recopilación: asegúrese de que los datos recuperados provengan de fuentes seguras y que no hayan sido erróneos. Para ello, priorice las fuentes seguras como las encuestas de satisfacción o bien la recolección directa a través de una persona en persona. Luego centralicen sus datos en un mismo software de gestión, esto mejora el seguimiento y el análisis.

Para explotar eficazmente estos datos, le recomendamos utilizar un software de gestión como SoWeSoft, lo que le permitirá recopilar todos los datos de asistencia y centralizarlos en un mismo espacio. Además, esto le permite visualizar todos los datos y cruzarlos con otros datos pedagógicos, y así poder analizarlos.

Como habrán podido entender, la explotación de sus datos de asistencia representa un desafío importante para sus organismos de formación. El análisis de estos datos permitirá a sus equipos gestionar mejor sus formaciones, detectar los puntos de bloqueo que encuentran sus aprendices y formadores durante un curso, y proponer mejoras correctivas coherentes, con el fin de tener un impacto real en sus formaciones.

El desafío también es regulatorio si tiene una certificación como Qualiopi o financiadores a quienes debe justificar el buen funcionamiento de sus formaciones. Una buena gestión de datos permite entonces probar la autenticidad y la legitimidad de sus formaciones y hacerlas creíbles.

Y no olviden que en este contexto un dato solo no es explotable. Il faut lui donner un sens et un but pour pouvoir atteindre vos objectifs.