Fini le papier ! Les avantages de l'émargement numérique pour les organismes de formation

Malgré l'omniprésence du numérique au sein des organismes de formation, les feuilles d'émargement au format papier ont toujours le vent en poupe. Comme elles attestent de l'assiduité des participants à la formation, c'est probablement plus rassurant d'avoir un document palpable. Pourtant, le papier n'a pas que des points positifs et nous allons voir ici en quoi l'émargement numérique est en réalité bien plus avantageux.

Revenons sur les bases : l'émargement consiste à signer une feuille de présence. Et si cette feuille d'émargement est aussi importante, c'est parce qu'elle permet de justifier de la présence des apprenants, mais aussi des formateurs. De fait, elle fait partie des trois documents obligatoires pour une formation avec le contrat de formation et le règlement intérieur.

En principe, la feuille d'émargement doit être signée à la fois par les participants et les formateurs. Là où ça pose problème, c'est quand on a affaire à une formation à distance. Impossible en effet de distribuer la feuille à tous les apprenants. C'est dans ce contexte que l'émargement numérique est apparu. Avec la reconnaissance des signatures électroniques qui prévaut en France depuis 2000, il est en effet possible de signer des documents officiels à distance avec n'importe quel outil : smartphone, tablette, ordinateur…

Cela dit, la possibilité de tout réaliser à distance est loin d'être le seul avantage de l'émargement digital. Voyons ensemble ses autres points forts avec la solution SoWeSign.

Un gain de temps administratif notable

SoWeSign permet d'automatiser la collecte des émargements et les synchronise directement avec l’ERP ou la base de données (via API). De fait, il n'y a plus rien à faire : tout est automatisé et instantané. En tant que formateur, vous pouvez ainsi espérer un gain de temps de l'ordre de 40% concernant la gestion administrative. Cela vous laissera alors plus de temps pour le contenu pédagogique en lui-même.

Une grande flexibilité 

Que vous organisiez des formations en présentiel, en distanciel ou dans un autre format, l'émargement numérique via SoWeSign est capable de s'adapter à toutes les situations. Les participants sont effectivement libres de signer avec leur tablette ou encore leur smartphone avec un QR code. Il faut savoir que l'application est accessible depuis l'App Store et le Play Store. Pour les étudiants disposant d'un PC portable ou de bureau, il existe également une version Web.

Une sécurité et une conformité renforcées

Autre problème avec l'émargement en format papier : le risque de perte ou d'altération. Il peut aussi arriver qu'un étudiant dépasse la case avec sa signature et que cette dernière se retrouve sur celle d'un autre étudiant. Résultat : la signature peut être contestée, ce qui pénalise l'apprenant.

Avec l'émargement digital proposé par SoWeSign, chaque signature est horodatée et reliée à l’identité du signataire. Elle offre par conséquent une preuve incontestable de la présence du stagiaire en question. De plus, comme les feuilles numériques sont conservées en ligne et protégées contre l'édition postérieure, il n'y a aucun risque d'altération. Notons que les certificats sont conformes aux exigences ministérielles et que l'organisme de formation est de fait parfaitement en règle en cas audit OPCO ou inspection Qualiopi.

Une expérience utilisateur intuitive

L'une des craintes que l'on peut avoir avec l'émargement numérique concerne la relative complexité de l'interface logicielle. S'il faut passer par plusieurs menus et effectuer plusieurs clics pour signer, cela peut en effet vite être fastidieux. Chez SoWeSign,tout est fait pour rendre la procédure la plus intuitive possible.

Pour les formateurs, l'interface sur tablette ou smartphone est très accessible et permet de valider les présences en un rien de temps. Comme tous les documents sont centralisés, vous pouvez même vérifier l'assiduité des apprenants en direct afin de vous assurer qu'il n'y ait aucune anomalie.

Pour les apprenants, le processus est également très simple. Une fois qu'ils ont scanné le QR code distribué par le formateur, la seule chose qu'ils ont à faire est de signer sur la page qui s'affiche. Ils ont d'ailleurs accès à d'autres modes de signature en dehors du QR Code au cas où : code unique, URL de signature… Et si jamais ils venaient à rater leur signature, pas de panique : il y a toujours la possibilité de l'effacer pour la corriger !