Comparaison des méthodes d’émargement et d’évaluation : papier vs numérique

C'est un fait : le numérique est partout dans notre quotidien (smartphones, ordinateurs…) et il serait difficile de s'en passer. On constate toutefois que dans l'enseignement, cela va un peu plus lentement. Il n'est pas rare en effet de voir des organismes de formation rester au format papier en prétextant que cela a toujours bien fonctionné jusqu'à maintenant. Pourtant, les pratiques traditionnelles ne sont pas exemptes de défauts, notamment quand cela concerne l'émargement et l'évaluation. Alors, émargement papier ou émargement numérique ? Voyons ce qu'il en est !

Qu'il s'agisse d'émargement ou d'évaluation, on a tendance à réduire les coûts de l'utilisation du papier à son prix intrinsèque. C'est-à-dire l'achat des feuilles, de l'encre ou encore de l'imprimante nécessaire à l'impression. Cependant, quand on y réfléchit un peu, il n'y a pas que ces coûts directs, loin de là. Déjà, il faut aussi prendre en compte les dépenses liées au stockage qui ne sont pas négligeables. La loi précise en effet à ce titre qu'il faut conserver les feuilles d'émargement durant 5 ans minimum.

Mais même si vous trouvez un moyen de tout stocker efficacement dans un placard dédié, il existe d'autres coûts cachés bien moins visibles : les frais de gestion. Ceux-ci impliquent effectivement de devoir passer un temps considérable pour différentes tâches automatisables. La création de feuilles d'émargement, leur distribution, leur vérification, la saisie de données dans un système informatique… Et si on ajoute dans la balance les éventuelles corrections d'erreurs, le temps perdu devient conséquent !

Le constat est similaire pour l’évaluation : la collecte et l’analyse des retours papier peuvent être chronophages. SoWeSkill permet d’automatiser l’évaluation de la performance des formations afin de faciliter ce suivi. En partant du principe que le temps est de l'argent, il en va sans dire que les coûts réels du papier sont bien plus importants qu'on ne se l'imagine.

On l’aura compris : lorsqu'il faut choisir entre l'émargement papier ou numérique, on se doit d'aller plus loin que la seule question des coûts. C'est encore plus vrai pour l'évaluation étant donné que les solutions digitales apportent de la valeur ajoutée dans d'autres domaines. 

Notamment en termes de traçabilité grâce à la centralisation des données. Celles-ci sont collectées puis analysées de façon automatique et vous pouvez avoir une idée très précise de l'évolution des notes de l'apprenant. De fait, la personnalisation s'en retrouve également favorisée. Car oui, les formateurs et les responsables RH peuvent désormais adapter les évaluations en fonction des profils des apprenants. Si on constate que l'étudiant a des difficultés particulières dans un domaine, on peut décider de repenser le niveau des évaluations.

Notez que la traçabilité de l'émargement est aussi rendue plus simple avec les outils numériques. Là encore, cela s'explique par la centralisation des données qui autorise un suivi des présences en temps réel. En cas d'anomalie détectée, le formateur est automatiquement averti.

Si beaucoup de centres de formation hésitent à passer au digital, c'est en partie parce qu'il existe des freins psychologiques tenaces. On peut citer la peur au changement qui est le lot d'une majorité d'entreprises, mais aussi le manque de familiarité avec les nouvelles technologies. Lorsqu'on n'a jamais vu de QR Code en tant qu'enseignant ou qu'on n'est pas à l'aise avec son propre smartphone, une résistance naturelle s'installe. C'est tout à fait humain et cela impose la mise en place d’une méthode de conduite du changement dédiée.

Il existeplusieurs stratégies pour surmonter ces réticences, en voici quelques-unes : 

• Communiquer de façon claire sur les bénéfices du numérique. Avec SoWeSkill et SoWeSign, il s'agit entre autres d'un gain de temps conséquent, d'une amélioration de la fiabilité des données ou encore d'une réduction de certaines tâches répétitives.
• Organiser des sessions auprès des formateurs pour qu'ils puissent s'approprier les différents outils numériques en douceur. Comme les solutions proposées actuellement sont relativement intuitives, l'adoption est assez rapide en général.

Si des doutes persistent, n'hésitez pas à demander des retours de la part des personnes concernées. C'est en dialoguant qu'on parvient à obtenir les meilleurs résultats !