Un proceso de firma seguro y con valor probatorio

Un proceso de firma seguro y con valor probatorio

Conforme al decreto n.º 20217-382 del 22 de marzo de 2017 relativo a los justificantes de asistencia de una persona en formación.

La solución SoWeSign es un « Tercero de Confianza », garante de las buenas prácticas necesarias para las hojas de asistencia digitales. En el estricto respeto del marco de la ley francesa y de las regulaciones administrativas relacionadas con la obligación de firmar.

Terceros de confianza de la firma digital

  • opacidad

    Nous sommes un tiers « Juste et Neutre » entre les organismes de formation, les administrations, les organismes paritaires, les financeurs publics et privés. Esto garantiza una transparencia total de los procesos de firma y de asistencia digitales para todas las partes. Los centros de formación utilizan un proceso en papel que no garantiza tal transparencia.

  • application

    El centro de formación no realiza la recolección de las firmas de los aprendices. Las firmas se recogen a través de las aplicaciones de registro, pero también a través de los portales de firma desmaterializada SoWeSign.

  • Interdit

    Este modo operativo prohíbe cualquier manipulación de las firmas por parte del personal de los organismos de formación. Los servidores de SoWeSign están ubicados en Francia y son administrados por nosotros, en Microsoft Azure. El centro de formación no tiene acceso a los datos de procesamiento (ni siquiera los informáticos de los centros de formación).

SoWeSoft, ¿es una solución certificada por OPCO?

SoWeSoft, ¿es una solución certificada por OPCO?

No existe ninguna certificación OPCO hasta la fecha. Sin embargo, nuestros clientes envían, desde hace algunos años, miles de certificaciones (+ de 500 000) a todos los OPCO y otros organismos financiadores. No hemos tenido ninguna negativa ni ninguna objeción de su parte. En las obligaciones de asistencia, los financiadores exigen un mínimo de dos asistencias por día. SoWeSoft aplica estas obligaciones imponiendo el registro de asistencia por la mañana y por la tarde. Sin embargo, en función de los tramos pedagógicos previstos por el organismo, el número de firmas puede aumentar.

Las asistencias digitales se recogen en cada sesión de formación y se sellan individualmente con fecha y hora. El sellado de tiempo permite, por lo tanto, demostrar la hora y el lugar de la recolección. Luego, la hoja de asistencia en PDF reúne estas firmas. Finalmente, se genera una pista de auditoría que demuestra el origen así como la integridad del proceso de firma.

¿Qué dice la ley sobre el registro de asistencia?

Ministerio

Desde el 1 de junio de 2020, el Ministerio de Trabajo ha implementado un modelo de Certificado de realización. Certifica acciones de formación, balances de competencias, acciones de VAE y acciones de formación por aprendizaje.  Este documento se ha implementado para armonizar las prácticas entre los OPCO, con las empresas, los OF y los CFA. SoWeSoft le permite ahora generar directamente desde la solución estos certificados de realización, de acuerdo con el modelo oficial.

FSE

ATENCIÓN: Los proveedores de formación deberán conservar TODOS LOS JUSTIFICANTES de realización de las acciones y actividades (certificados de asistencia, firma electrónica, registros de conexión FOAD…). El OPCO puede solicitar estos elementos en el marco del control de calidad. El certificado de realización no exige directamente la obligación de firmar. No obstante, estos documentos deben ser conservados durante un período de 3 años a partir del final del año del último pago (o 10 años en caso de cofinanciación por el FSE | Fondo Social Europeo).

¿Y para la asistencia en FOAD?

La ley no prevé ninguna disposición particular respecto a la FOAD. Libre curso a la organización de justificar la acción de formación a distancia según sus modalidades. Cuantos más elementos de prueba haya, más se reconocerá la justificación durante los controles. Por lo tanto, no hay obligación de registro de asistencia para los organismos de formación, pero constituyen una prueba de asistencia en línea.

Quel niveau de garantie proposons-nous ?

  • huella

    Identificación fuerte
    de los firmantes

  • Control

    Control estricto de las firmas manuscritas

  • seguridad

    Seguridad de los documentos PDF mediante firma RGS*

  • tiempos

    Horodatage et dépôt systématique des attestations de présence dans un coffre-fort électronique certifié AFNOR Z42-013 adhérent de la FNTC

  • Conservación probatoria de las hojas de asistencia 3 o 10 años en caja fuerte electrónica

  • Respeto de las normas de conservación francesas y europeas

  • Certificado de conformidad emitido por SoWeSoft

  • QrCode

    URL y código QR de trazabilidad instantánea para todos los documentos

  • ok

    Respeto de todas las buenas prácticas de la desmaterialización probante

  • stockage

    Tratamiento y archivo en servidores alojados en Francia

  • Check

    Respeto de los requisitos de OPCO, Regiones, FSE y DIRECCTE

signature

Seguridad total de las firmas

Recogemos las firmas de manera manuscrita y unitaria. Son autoportantes del contexto de la recolección en los metadatos del archivo PDF asociado (firmante, curso, fecha, hora, lugar, formador, IP de recolección de la firma).

El certificado RGS* SoWeSoft permite firmar digitalmente y de manera unitaria el PDF. Luego, se le asigna una marca de tiempo y se archiva en una caja fuerte electrónica FNTC el mismo día de la firma.

emergente digital

Identificación fuerte de los aprendices

El aprendiz que firma está identificado de manera mucho más segura que en el modelo tradicional en papel. De hecho, debe ser declarado e inscrito en el repositorio de formación SoWeSoft integrado en la solución (nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, etc.). El aprendiz firma en presencia del formador que imparte el curso y también firma al final de cada sesión de formación. Toda esta información se registra en las pruebas de trazabilidad de SoWeSoft (ya que hoy en día no contamos con estos elementos fiables en papel).

Descubrir los modos de firma
firma

Respeto a la centralización de documentos

El financiamiento de la formación en Francia generalmente pasa por organismos públicos, regiones, departamentos, Pôle emploi, así como por los OPCO que tienen sus propias restricciones de conservación y prueba de los justificantes de presencia. La trazabilidad de las operaciones de firma es la piedra angular de los controles, al igual que la conservación de las pruebas durante un período superior de 3 a 10 años en un expediente específico para cada acción de formación.

SoWeSoft tiene en cuenta todos estos elementos, para cumplir con las restricciones de DIRECCTE, OPCO, Regiones y FSE, esenciales para el control del gasto de los fondos públicos. La demostración de la fiabilidad y la trazabilidad de las firmas recae, por lo tanto, en los organismos de formación que hacen firmar las hojas de asistencia a los becarios y aprendices. La relación de confianza establecida entre el organismo de formación y el organismo de financiación es, por lo tanto, esencial en la relación económica y de control que los une.

Servidores SAAS redundantes y basados en Francia

Servidores SAAS redundantes y basados en Francia

Todo se ejecuta en servidores dedicados alojados en centros de datos seguros de Azure. Garantizando el cumplimiento de la trazabilidad y la normativa francesa en materia de conservación de documentos jurídicos y fiscales con valor probatorio. Los servidores son técnicamente redundantes para garantizar tasas de disponibilidad superiores al 99,9% en modo 7d/7 y 24h/24. Todos los documentos y los datos archivados en nuestros servidores dedicados se respaldan en dos espacios complementarios de copia de seguridad diariamente. Los documentos con valor probatorio se archivan en doble en una caja fuerte de la FNTC por un período mínimo de 10 años. SoWeSign es conforme al decreto n.º 2017-382 relativo a los justificantes de asistencia.