Facilitar el trabajo de los formadores: ¿cómo reducir las tareas administrativas gracias a las herramientas digitales?

Aunque a menudo se habla del impacto positivo que ha tenido la llegada de las herramientas digitales en la protección del medio ambiente, especialmente en el ámbito educativo, este fenómeno también tiene como efecto simplificar el trabajo de los formadores. Eso es lo que vamos a ver en este dossier.

A veces es difícil medir el tiempo que necesita una persona formadora o un organismo de formación para gestionar todas las tareas administrativas que se añaden al tiempo de impartición y de preparación de la formación. Si se gestiona mal, la carga administrativa puede convertirse muy rápidamente en algo especialmente absorbente y terminar perjudicando la calidad y la fluidez global de la acción formativa.

Pensemos, por ejemplo, en el tiempo que dedican docentes y formadores a gestionar las hojas de asistencia, a recoger firmas, a verificar la conformidad de otros documentos y a transmitirlos a los organismos correspondientes. Con el formato papel, los riesgos de error son mucho mayores y la pérdida de documentos no es rara.

El reto de las herramientas digitales hoy consiste en ahorrar tiempo al personal formador y ayudarle a cumplir la normativa para facilitar controles como los de la DREETS o de France Compétences.

Tomemos, por ejemplo, el tiempo que dedican los profesores y formadores a gestionar las hojas de asistencia, a hacer que los participantes las firmen, a comprobar que cumplen los requisitos y a revisar otros documentos, para luego enviarlos a los organismos correspondientes. Con el formato en papel, los riesgos de cometer errores son mucho mayores y no es raro que se pierdan documentos.

El reto de las herramientas digitales hoy en día es ahorrar tiempo a los formadores y ayudarles a cumplir con la normativa para facilitar los controles, como los de la DREETS o France Compétences.

Hoy en día, editoras de soluciones digitales como SoWeSign proponen herramientas que incluyen distintas funcionalidades:

• la firma electrónica de las hojas de asistencia
• la centralización de los documentos en un espacio seguro
• la generación automática de certificados y justificantes de presencia conformes
• la posibilidad de integrar la herramienta con ERP o API para acceder a otras funcionalidades

El ámbito digital ha permitido facilitar de múltiples maneras el trabajo de los formadores y las formadoras.

Un ahorro de tiempo considerable

Con las herramientas digitales, ya no hay papel que imprimir, clasificar o archivar, ya que la aplicación lo hará sola. Los profesionales podrán ganar un tiempo valioso al momento de tomar la asistencia en las formaciones presenciales o a distancia, generar fácilmente los certificados de asistencia, editar los certificados de formación y los documentos administrativos para los organismos de control. 

Se estima que la transición a la gestión digital de las tareas administrativas ofrece un ahorro de tiempo del 30% en comparación con el papel, especialmente en lo que respecta a la gestión de las asistencias con hojas de firmas clásicas. 

Facilitar las inspecciones y las auditorías

Cuando se tiene la posibilidad de automatizar la clasificación y el archivo de documentos, el riesgo de pérdidas y errores se reduce considerablemente, lo cual es una gran ventaja para demostrar seriedad durante auditorías e inspecciones.

Inscribirse en un enfoque ecológicamente responsable

El impacto ambiental del papel es catastrófico. Para producir una hoja A4, se necesitan entre 5 y 10 litros de agua y se generan 1,5 kg de CO2 por cada kilo de papel producido.

El hecho de pasar al digital no es la solución milagrosa en la medida en que la desmaterialización también tiene un impacto ambiental. No obstante, es innegable que es más sostenible a medio y largo plazo que el uso del papel. Adoptar lo digital para la gestión administrativa permite, por lo tanto, que el sector educativo se inscriba en una perspectiva eco-responsable.

Ahorros financieros

El hecho de que un formador o una formadora tenga que imprimir sus materiales de enseñanza, sus documentos de asistencia, sus formularios de evaluación y sus documentos administrativos es una carga financiera importante, especialmente cuando no se depende de una estructura o de un centro de formación. La transición a lo digital permite, por lo tanto, también hacer ahorros sustanciales que se pueden dedicar a la compra de herramientas que mejoren la experiencia de los aprendices.

Agilizar la experiencia de sus aprendices

Pasar a las herramientas digitales también significa ganar un tiempo precioso, no solo en lo administrativo, sino también en el desarrollo de las formaciones. Podrán transmitir documentos más fácilmente, acceder a ellos y difundirlos en tiempo real durante sus formaciones. Para las evaluaciones, también dispondrán de herramientas muy potentes para crear formularios eficaces y atractivos con la posibilidad de detallar realmente las correcciones. 

En definitiva, las herramientas digitales mejoran la experiencia de los docentes y, al mismo tiempo, agilizan el proceso de formación al reducir los trámites que consumen tanto tiempo. Las soluciones digitales para la gestión de las tareas administrativas de los formadores no son simples artilugios, sino que realmente permiten simplificar el día a día de los profesionales.