¡Se acabó el papel! Las ventajas de la firma digital para los centros de formación

A pesar de la omnipresencia de lo digital en los organismos de formación, las hojas de firmas en formato papel siguen estando muy presentes. Como acreditan la asistencia de las personas participantes en la formación, probablemente resulte más tranquilizador disponer de un documento tangible. Sin embargo, el papel no tiene solo aspectos positivos y veremos aquí por qué la firma digital (emargement numérique) es en realidad mucho más ventajosa.

Volvamos a lo básico: el emargement consiste en firmar una hoja de asistencia. Y si esta hoja de firmas es tan importante, es porque permite justificar la presencia tanto del alumnado como de las personas formadoras. De hecho, forma parte de los tres documentos obligatorios para una formación, junto con el contrato de formación y el reglamento interno.

En principio, la hoja de firmas debe ser firmada tanto por las personas participantes como por las personas formadoras. El problema aparece cuando se trata de una formación a distancia: es imposible distribuir la hoja a todo el alumnado. En este contexto surgió la firma digital. Con el reconocimiento de las firmas electrónicas vigente en Francia desde el año 2000, es posible firmar documentos oficiales a distancia con cualquier dispositivo: smartphone, tableta, ordenador…

Dicho esto, la posibilidad de hacerlo todo a distancia está lejos de ser la única ventaja del emargement digital. Veamos juntos otros puntos fuertes con la solución SoWeSign.

Un notable ahorro de tiempo administrativo

SoWeSign permite automatizar la recogida de firmas y las sincroniza directamente con el ERP o con la base de datos (vía API). En consecuencia, no hay nada más que hacer: todo es automatizado e instantáneo. Como persona formadora, puedes esperar un ahorro de tiempo de alrededor del 40% en la gestión administrativa. Esto te dejará más tiempo para el contenido pedagógico en sí.

Gran flexibilidad

Tanto si organizas formaciones presenciales, a distancia u en otro formato, la firma digital con SoWeSign se adapta a todas las situaciones. Las personas participantes pueden firmar con su tableta o smartphone mediante un código QR. La app está disponible en la App Store y en Play Store. Para quienes disponen de un portátil o un ordenador de sobremesa, también existe una versión web.

Mayor seguridad y conformidad

Otro problema del emargement en papel es el riesgo de pérdida o deterioro. También puede ocurrir que una persona se salga de su casilla al firmar y su firma invada la de otra. Resultado: la firma puede ser impugnada, lo que perjudica al alumnado.

Con la firma digital propuesta por SoWeSign, cada firma queda sellada con fecha y hora y vinculada a la identidad del firmante. Por tanto, ofrece una prueba incuestionable de la presencia de la persona en cuestión. Además, como las hojas digitales se conservan en línea y están protegidas frente a ediciones posteriores, no existe riesgo de alteración. Cabe señalar que los certificados cumplen con los requisitos ministeriales y que el organismo de formación está perfectamente cubierto en caso de auditoría de OPCO o inspección Qualiopi.

Una experiencia de usuario intuitiva

Uno de los temores asociados a la firma digital es la relativa complejidad de la interfaz. Si hay que pasar por varios menús y hacer varios clics para firmar, puede volverse rápidamente tedioso. En SoWeSign, todo está pensado para que el proceso sea lo más intuitivo posible.

Para las personas formadoras, la interfaz en tableta o smartphone es muy accesible y permite validar asistencias en muy poco tiempo. Como todos los documentos están centralizados, incluso puedes comprobar la asistencia del alumnado en directo para asegurarte de que no haya ninguna anomalía.

Para el alumnado, el proceso también es muy sencillo. Tras escanear el código QR facilitado por la persona formadora, lo único que hay que hacer es firmar en la página que aparece. Además, se dispone de otros modos de firma además del QR, por si acaso: código único, URL de firma… Y si se equivoca al firmar, no pasa nada: siempre existe la posibilidad de borrarla para corregirla.