La firma de documentos en papel conlleva una serie de inconvenientes que pueden suponer un riesgo para la empresa y que un programa a la altura solventa. Vamos a analizarlos.
Ahorro de tiempo y dinero
El proceso de imprimir, enviar, recibir, firmar y archivar los documentos en papel es lento, costoso y poco eficiente. Se pierde tiempo en esperar a que los documentos lleguen a su destino, se corre el riesgo de que se extravíen o se deterioren, y se genera un gasto innecesario en papel, tinta, sobres y sellos.
Una solución SaaS adecuada permite enviar, firmar y recibir los documentos de forma instantánea, sin necesidad de imprimirlos ni de usar el correo postal. Así, se reduce el tiempo de espera, se elimina el gasto en papel y se optimiza el flujo de trabajo.
Mayor seguridad y control
Los documentos en papel son vulnerables a robos, falsificaciones, manipulaciones y accesos no autorizados. Además, es difícil llevar un seguimiento y un control de los documentos que se han firmado, los que están pendientes y los que han caducado.
Un buen programa para firmar documentos garantiza la seguridad y la integridad de los documentos, mediante el uso de sistemas de cifrado, certificados digitales, sellos de tiempo y firmas electrónicas.
Además, permite tener un control y una visibilidad total de los documentos, con información sobre el estado, la fecha, la hora y el lugar de la firma.
Asegura el cumplimiento de la normativa.
Los documentos en papel pueden no cumplir con los requisitos legales y fiscales que exigen las autoridades competentes. Por ejemplo, pueden no tener validez jurídica, no garantizar la identidad de los firmantes, no respetar la protección de datos personales o no facilitar la auditoría y la trazabilidad.
El programa para firmar documentos cumple con los estándares legales y fiscales que rigen la firma electrónica, tanto a nivel nacional como internacional. Por ejemplo, cumple con el Reglamento Europeo eIDAS, que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza en la Unión Europea.
