Control de asistencia digital: todo lo que tienes que saber

¿Sabías que el control de asistencia digital puede mejorar la eficiencia en la gestión de las formaciones en tu empresa? Te mostramos las ventajas de implementarlo, especialmente en aquellas formaciones que son bonificadas por FUNDAE, así como los métodos de firma digital que puedes utilizar para asegurar la validez legal de las mismas.

En el mundo empresarial actual, la transformación digital se ha convertido en una necesidad para mejorar la eficiencia y obtener mejores resultados.

Y dentro de este contexto, el control de asistencia digital se ha posicionado como una herramienta clave para optimizar las formaciones en las empresas, especialmente aquellas que son bonificadas por FUNDAE.

En este artículo, te mostraremos las ventajas de implementar el control de asistencia digital en ellas, así como los métodos de firma digital que puedes utilizar para asegurar la validez legal de las mismas.

Mayor productividad por parte de las personas responsables de la gestión

La formación de los trabajadores en una empresa requiere de una considerable cantidad de tiempo, especialmente en empresas de gran tamaño.

Además de las propias sesiones de formación, se debe tener en cuenta toda la documentación que las acompaña. La gestión de esta documentación puede ser tediosa y consumir muchas horas de trabajo, especialmente cuando se busca optar por bonificaciones ofrecidas por instituciones como FUNDAE.

Sin embargo, la digitalización de estos trámites puede reducir significativamente el tiempo necesario para cumplimentarlos. Además, también permite que los trabajadores dediquen su tiempo a acciones de mayor valor añadido, lo que a su vez aumenta su motivación.

Reduce fallos y facilita el acceso a la formación bonificada

La realización manual de los procesos relacionados con el control de asistencia aumenta la probabilidad de cometer errores. Estos errores pueden tener consecuencias económicas o incluso impedir la obtención de las ayudas correspondientes. Sin embargo, al optar por la digitalización, la probabilidad de error disminuye considerablemente.

Además, en caso de que se produzcan errores, es mucho más fácil identificarlos y corregirlos de forma digital que en papel. Incluso existen funcionalidades para la rectificación, como las hojas de firmas de control de asistencia que permiten corregir y modificar las firmas cuando sea necesario.

Ahorra costes.

El control de asistencia digital también supone un ahorro en diversos gastos relacionados con el trabajo en papel.

Por un lado, se eliminan los costos asociados al uso de materiales como papel, bolígrafos y tinta de impresora, así como el material de papelería y oficina requerido. Aunque estos gastos puedan parecer mínimos a primera vista, en empresas con muchos trabajadores y un alto volumen de acciones formativas al año, puede suponer un ahorro considerable.

Por otro lado, la normativa para la formación bonificada por FUNDAE requiere que las hojas de control de asistencia se guarden durante 4 años. Si estas hojas se manejan en papel, es necesario invertir en espacio de almacenamiento físico. La digitalización del control de asistencia elimina esta necesidad y permite un almacenamiento más eficiente y seguro.

Posibilidad de integración con el ERP

Muchas empresas utilizan un ERP (Enterprise Resource Planning) para optimizar la organización de sus departamentos de recursos humanos. Estas herramientas son especialmente útiles para la gestión del talento, la planificación y la facturación de las formaciones.

Algunas soluciones de control de asistencia digital, como la de SoWeSign, ofrecen la posibilidad de integrar los datos de planificación de formaciones, así como los datos de alumnos y formadores directamente desde el ERP u otras bases de datos similares. Esto evita la necesidad de introducir manualmente estos datos en cada formación, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de cometer errores.

En cuanto al control de asistencia digital en estas formaciones, la Resolución de 15 de abril de 2020 establece que se permite la firma electrónica de las personas responsables de formación, formadores y alumnos.

Esto se puede realizar mediante la captura de firma digitalizada o con datos biométricos en cualquier documento que requiera firma, siempre asegurándose de que esté asociado al correspondiente NIF o NIE.

Es importante destacar que el sistema de captura de firma digitalizada debe garantizar la autenticidad de los datos correspondientes.

Estas disposiciones legales también han abierto las puertas al uso de la firma digital en las formaciones telemáticas.

El control de asistencia es un requisito fundamental para optar a las bonificaciones de FUNDAE.

Es necesario contar con un documento grupal que incluya los listados de asistencia de cada sesión formativa, con información como los datos identificativos de la formación, la lista de alumnos con sus datos identificativos, sus firmas y la firma del formador o responsable de formación.

Existen diferentes métodos para recopilar estas firmas de forma digital en formaciones. Algunas de las opciones más eficientes son las que traemos a continuación.

Control de asistencia digital en el dispositivo del formador

El alumno puede firmar directamente en la tablet, ordenador o teléfono móvil que el formador le facilite, plasmando su rúbrica en él, para posteriormente ser validada por el propio responsable de impartir la formación.

Correo electrónico

Una de las formas más comunes es enviar un correo electrónico al alumno, que contiene un enlace o botón que lo redirige a una aplicación de firma. Allí, el alumno puede realizar su firma y validarla.

URL o código QR para el control de asistencia digital

Otra opción es proporcionar al alumno una URL o un código QR específico que le permita acceder a una interfaz de firma. El alumno puede escanear el código QR con su dispositivo móvil o acceder directamente a través de la URL para realizar la firma.

Todos estos métodos de firma digital son igualmente válidos y están diseñados para que los usuarios puedan realizar el proceso de forma intuitiva y sin complicaciones.

A la hora de realizar la propia firma, el usuario realizará sobre la pantalla, ya sea táctil o mediante ratón en el caso de PC, el trazo correspondiente y la enviará.

Concluyendo, el control digital de asistencia en las formaciones es una realidad que ha sido respaldada por la legislación española. La firma digital es válida y legalmente reconocida, lo que facilita el proceso de solicitud de bonificaciones para las empresas.

Con herramientas como SoWeSign, las organizaciones pueden agilizar el control de asistencia y la gestión documental, ahorrando tiempo y esfuerzo. Esto permite aprovechar al máximo las bonificaciones ofrecidas por FUNDAE y garantiza un proceso más eficiente y transparente.

Si estás interesado en conocer más sobre SoWeSign y cómo puede ayudarte en el control de asistencia digital en formaciones, te invitamos a solicitar una demostración.

Nuestro equipo estará encantado de responder a tus preguntas y brindarte toda la información que necesites. ¡No pierdas la oportunidad de simplificar y optimizar tus procesos de formación y bonificación!