¿Por qué necesita un sello de tiempo la firma digital de tus formaciones?

La firma digital es una herramienta indispensable para garantizar la autenticidad y seguridad de los documentos electrónicos, especialmente en el ámbito de la formación bonificada. Sin embargo, ¿sabes qué es el sello de tiempo y por qué es tan importante en ella? Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los sellos de tiempo, cómo funcionan, qué dice la ley sobre ellos.

Las firmas digitales son un método seguro y eficiente para autenticar documentos como contratos o acuerdos, entre otros. De hecho, son aceptadas por FUNDAE para poder llevar el control de asistencia en sus formaciones bonificadas.

Sin embargo, la autenticidad y seguridad de las firmas digitales dependen en gran medida de los sellos de tiempo. Así que es hora de que conozcas lo imprescindible sobre ellos a través de las próximas líneas.

Un sello de tiempo es un registro de información que se utiliza para demostrar que un documento o archivo digital existía en un momento determinado.

Los sellos de tiempo son esenciales en las firmas digitales porque garantizan la autenticidad y seguridad de los documentos firmados electrónicamente.

Además, los sellos de tiempo son necesarios para verificar la integridad del documento, es decir, que no ha sido modificado desde el momento en que se firmó digitalmente.

Además, los sellos de tiempo ayudan a prevenir el fraude y la falsificación, ya que proporcionan una prueba de que el documento o archivo digital es auténtico.

Los sellos de tiempo en la firma digital funcionan mediante el uso de una autoridad de sellos de tiempo (TSA). Una TSA es una entidad de confianza que emite sellos de tiempo y garantiza que el documento o archivo digital existía en un momento determinado del tiempo.

Existen diferentes tipos de autoridades de sellos de tiempo, cada una con sus propias características y niveles de confianza:

• Autoridades de sellos de tiempo internas: Son gestionadas por la propia organización o empresa que emite las firmas digitales.
• Autoridades de sellos de tiempo externas: están gestionadas por terceros de confianza que proporcionan servicios de sellos de tiempo a otras organizaciones o empresas.
• Autoridades de sellos de tiempo gubernamentales: Son aquellas que tienen un alto nivel de confianza porque son reguladas por las leyes y regulaciones gubernamentales.

Cuando un documento se firma digitalmente, la TSA emite un sello de tiempo que se adjunta al documento.

El sello de tiempo contiene información sobre la fecha y hora en que se firmó el documento, así como un número de serie único que identifica el sello de tiempo.

Las firmas digitales con sellos de tiempo tienen implicaciones legales importantes. De hecho, en muchos países las firmas digitales con sellos de tiempo tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas.

Además, las firmas digitales con sellos de tiempo pueden ser utilizadas como prueba en un tribunal de justicia.

En general, los requisitos legales y regulatorios para los sellos de tiempo en las firmas digitales incluyen lo siguiente:

• Los sellos de tiempo deben ser emitidos por una autoridad de confianza.
• Los sellos de tiempo deben cumplir con los estándares técnicos y de seguridad establecidos.
• Los sellos de tiempo deben ser verificables y accesibles durante un período de tiempo específico.

Los sellos de tiempo están sujetos a regulaciones y leyes específicas en diferentes países y regiones. En el caso de los países miembros de la Unión Europea, el sello de tiempo en firma digital está regulado por el Reglamento eIDAS (UE910/2014). 

Según el artículo 41 de este:

«No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a un sello de tiempo electrónico por el mero hecho de estar en formato electrónico o de no cumplir los requisitos de sello cualificado de tiempo electrónico».

Sin embargo, el artículo 42 establece que:

«Un sello cualificado de tiempo electrónico disfrutará del nivel más alto de presunción legal respecto a la exactitud de la fecha y hora que indica y la integridad de los datos a los que se refiere dicho sello».

Esto significa que un sello de tiempo en firma digital cualificado proporciona una mayor seguridad jurídica y probatoria que un sellado de tiempo no cualificado, ya que se basa en una fuente de tiempo segura y una autoridad de sellado de tiempo cualificado, que es un prestador de servicios de confianza supervisado por las autoridades competentes.

Lo cual no significa que el sello de tiempo en firma digital no cualificada no tenga valor. Todo dependerá de las circunstancias para las que se use y el grado de seguridad jurídica que se necesite alcanzar.

En la actualidad, muchas de las soluciones de firma digital ya disponen de integraciones con servicios externos de sello de tiempo.

Esto significa que es algo al alcance de todas las empresas que hayan apostado por la transformación digital. 

Además, estas deben preocuparse por seguir una serie de pautas que les garantizarán la autenticidad y seguridad de sus firmas digitales, como son:

• Utilizar una autoridad de sellos de tiempo de confianza.
• Verificar la sincronización de la hora del sistema del ordenador con la hora del sello de tiempo.
• Asegurarse de que el sello de tiempo no haya caducado.
• Mantener registros de los sellos de tiempo utilizados en las firmas digitales.

Y todo esto es más fácil de lograr optando por soluciones como la que SoWeSign ofrece a grandes empresas. Con SoWeSign Corporate, podrás registrar fácil y ágilmente las firmas digitales de alumnos y formadores con su correspondiente sello de tiempo.

Así, contarás con evidencias claras y respaldadas legalmente para poder solicitar las bonificaciones a la formación que ofrece FUNDAE.

Y es que sin las firmas relacionadas con el control de asistencia, el recibí de materiales, el cuestionario de calidad y la entrega de diplomas y certificados de asistencia, no podrás optar a estas ayudas clave para optimizar los procesos y resultados del negocio.

Para finalizar, te animamos a que compruebes por ti mismo todo lo que te hemos contado solicitándonos una sesión de consultoría gratuita y una demo personalizada de nuestro software. ¡No lo dejes para más tarde!