La certificación Qualiopi

Qualiopi es el nombre que recibe el Référentiel National Qualité (RNQ), nacido tras la promulgación de la ley para la libertad de elegir el propio futuro profesional del 5 de septiembre de 2018. El decreto de aplicación de la ley relativo a la calidad de las acciones de formación profesional se publicó el 6 de junio de 2019.

Esta certificación tiene por objeto acreditar la calidad del proceso implantado por las entidades prestadoras de formación. Su entrada en vigor estaba prevista inicialmente para enero de 2021, pero la crisis sanitaria vinculada a la Covid-19 aplazó la fecha hasta enero de 2022.

Al igual que ocurrió anteriormente con Datadock, los organismos de formación que deseen impartir formaciones financiadas por los OPCO y otros organismos financiadores de la formación profesional deberán obtener obligatoriamente la certificación Qualiopi.

Será necesario adaptar determinados métodos de trabajo, de organización, etc., para cumplir con el Référentiel National Qualité. Por ello, los organismos de formación deben empezar a prepararse cuanto antes.

1. Recopile la documentación y infórmese para comprender bien esta nueva certificación.
2. Determine si necesita obtener la certificación en función de sus necesidades.
   • ¿Es necesario que obtenga la certificación Qualiopi?
   • ¿Qué porcentaje de su volumen de negocio representa esta actividad?
3. Realice un análisis de la situación actual: autoevaluación, preauditoría, etc.
4. Adapte su funcionamiento; como se ha indicado anteriormente, en ocasiones será necesario adaptar su forma de trabajar.
5. Seleccione un organismo certificador (véase la lista oficial).
6. Concierte una cita para auditar su centro de formación (en ocasiones se ofrece una preauditoría, que es muy recomendable).
7. Tras analizar su expediente, el organismo certificador le enviará un informe en el que se indicarán las no conformidades de su centro. Le proporcionará un informe provisional de auditoría que incluirá las posibles no conformidades menores y mayores. Para obtener su certificación, deberá presentar un plan de acción para corregir dichas no conformidades. El auditor le explicará los elementos que se esperan en este documento.
8. Cuente con un plazo mínimo de un mes desde el envío del plan de acción para obtener su certificación.

La persona auditora se desplaza a sus instalaciones o a las del organismo de formación. La auditoría puede durar desde media jornada hasta varios días, según la cifra de negocio y el número de categorías de acciones que contribuyen al desarrollo de competencias.

La persona auditora le pedirá que justifique cada uno de los criterios y podrá solicitarle documentos justificativos para cada uno de ellos. Contar con una documentación preparada de antemano le permitirá sentirse más cómodo durante la auditoría.

En cuanto a las tarifas, se recomienda solicitar varios presupuestos en un primer momento, ya que dependen de su situación: volumen de negocio, número de sedes, auditoría simplificada o no, etc.

Si ya ha obtenido una certificación reconocida por el CNEFOP y sigue en vigor, podrá beneficiarse de una auditoría simplificada (solo deberá justificar los indicadores 1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26 y 32, así como los indicadores específicos aplicables en su caso).

Esta certificación es válida durante 3 años y se prevé una auditoría intermedia entre 14 y 22 meses después de la auditoría inicial. Durante esa auditoría de seguimiento, se verificará que el plan de acción redactado tras las no conformidades detectadas se haya puesto en marcha y que los puntos señalados hayan sido corregidos. Si no fuera así, la certificación podrá retirarse.

Criterio n.º 1: Las condiciones de información al público sobre las prestaciones propuestas, los plazos de acceso y los resultados obtenidos

(Este criterio garantiza una oferta clara y debe permitir al cliente elegir su formación con pleno conocimiento de causa).

• Cuente con un plazo mínimo de un mes, una vez enviado el plan de acción, para obtener la certificación.
• Indicador 1: La entidad ofrece información accesible al público, detallada y verificable sobre las prestaciones propuestas: requisitos previos, objetivos, duración, modalidades y plazos de acceso, tarifas, contactos, métodos utilizados y modalidades de evaluación, así como accesibilidad para personas con discapacidad.
• Indicador 2: La entidad difunde indicadores de resultados adaptados a la naturaleza de las prestaciones realizadas y a los públicos acogidos.
• Indicador 3: Cuando la entidad realiza prestaciones conducentes a una certificación profesional, informa sobre las tasas de obtención de las certificaciones preparadas, las posibilidades de validar uno o varios bloques de competencias, así como sobre equivalencias, pasarelas, continuación del itinerario y salidas profesionales.

Criterio n.º 2: La identificación precisa de los objetivos de las prestaciones propuestas y la adaptación de estas prestaciones a las personas beneficiarias en el momento de su diseño

(Este criterio se refiere al acceso a la formación y a la capacidad de la entidad para adaptar su oferta a las necesidades del cliente).

• Indicador 4: La entidad analiza la necesidad de la persona beneficiaria en relación con la empresa y/o con el organismo financiador correspondiente.
• Indicador 5: La entidad define los objetivos operativos y evaluables de la prestación.
• Indicador 6: La entidad establece los contenidos y las modalidades de puesta en marcha de la prestación, adaptados a los objetivos definidos y a los públicos beneficiarios.
• Indicador 7: Cuando la entidad realiza prestaciones conducentes a una certificación profesional, se asegura de que el contenido de la prestación se adecúe a las exigencias de la certificación correspondiente.
• Indicador 8: La entidad determina los procedimientos de posicionamiento y evaluación de conocimientos al inicio de la prestación.

Criterio n.º 3: La adaptación al público beneficiario de las prestaciones y de las modalidades de acogida, acompañamiento, seguimiento y evaluación aplicadas

(Evalúa la capacidad de la entidad para acompañar y seguir a la persona participante durante la formación).

• Indicador 9: La entidad informa a los públicos beneficiarios sobre las condiciones de desarrollo de la prestación.
• Indicador 10: La entidad pone en marcha y adapta la prestación, el acompañamiento y el seguimiento a los públicos beneficiarios.
• Indicador 11: La entidad evalúa el grado de consecución de los objetivos de la prestación por parte de los públicos beneficiarios.
• Indicador 12: La entidad describe y aplica medidas para favorecer el compromiso de las personas beneficiarias y prevenir abandonos.
• Indicador 13: En las formaciones en alternancia, la entidad, en relación con la empresa, anticipa con la persona aprendiz las misiones encomendadas a corto, medio y largo plazo, y garantiza la coordinación y la progresividad de los aprendizajes realizados en el centro de formación y en la empresa.
• Indicador 14: La entidad aplica un acompañamiento socioprofesional, educativo y relativo al ejercicio de la ciudadanía.
• Indicador 15: La entidad informa a las personas aprendices de sus derechos y deberes como aprendices y asalariadas, así como de las normas aplicables en materia de salud y seguridad en el entorno profesional.
• Indicador 16: Cuando la entidad realiza formaciones conducentes a una certificación profesional, se asegura de que las condiciones de presentación de las personas beneficiarias a la certificación respeten las exigencias formales de la autoridad certificadora.

Criterio n.º 4: La adecuación de los medios pedagógicos, técnicos y de supervisión empleados para la prestación

• Indicador 17: La entidad pone a disposición, o se asegura de la puesta a disposición, de medios humanos y técnicos adecuados, así como de un entorno apropiado (condiciones, locales, equipamientos, plataformas técnicas, etc.).
• Indicador 18: La entidad moviliza y coordina a las distintas personas intervinientes internas y/o externas (pedagógicas, administrativas, logísticas, comerciales, etc.).
• Indicador 19: La entidad pone a disposición de la persona beneficiaria recursos pedagógicos y le permite apropiarse de ellos.
• Indicador 20: La entidad dispone de personal dedicado al apoyo a la movilidad nacional e internacional, de una persona referente en discapacidad y de un consejo de mejora.

Criterio n.º 5: La cualificación y el desarrollo de los conocimientos y competencias del personal encargado de aplicar las prestaciones

• Indicador 21: La entidad determina, moviliza y evalúa las competencias de las distintas personas intervinientes internas y/o externas, adaptadas a las prestaciones.
• Indicador 22: La entidad mantiene y desarrolla las competencias de sus empleados, adaptadas a las prestaciones que imparte.

Criterio n.º 6: La inserción e implicación de la entidad en su entorno profesional

• Indicador 23: La entidad realiza una vigilancia legal y normativa en el ámbito de la formación profesional y aprovecha sus enseñanzas.
• Indicador 24: La entidad realiza una vigilancia sobre la evolución de competencias, profesiones y empleos en sus sectores de intervención y aprovecha sus enseñanzas.
• Indicador 25: La entidad realiza una vigilancia sobre las innovaciones pedagógicas y tecnológicas que permitan evolucionar sus prestaciones y aprovecha sus enseñanzas.
• Indicador 26: La entidad moviliza las competencias, herramientas y redes necesarias para acoger, acompañar, formar u orientar a públicos en situación de discapacidad.
• Indicador 27: Cuando la entidad recurre a la subcontratación o al portage salarial, se asegura del respeto de la conformidad con este referencial.
• Indicador 28: Cuando las prestaciones impartidas incluyen períodos de formación en situación laboral, la entidad moviliza su red de socios socioeconómicos para coconstruir la ingeniería de formación y favorecer la acogida en empresa.
• Indicador 29: La entidad desarrolla acciones que contribuyen a la inserción profesional o a la continuación de estudios a través del aprendizaje o por cualquier otra vía que permita desarrollar conocimientos y competencias.

Criterio n.º 7: La recogida y consideración de las valoraciones y reclamaciones formuladas por las partes interesadas sobre las prestaciones impartidas

• Indicador 30: La entidad recoge las valoraciones de las partes interesadas: personas beneficiarias, financiadores, equipos pedagógicos y empresas implicadas.
• Indicador 31: La entidad aplica modalidades de tratamiento de las dificultades encontradas por las partes interesadas, de las reclamaciones formuladas por estas y de las incidencias surgidas durante la prestación.
• Indicador 32: La entidad aplica medidas de mejora a partir del análisis de las valoraciones y reclamaciones.

En SoWeSoft trabajamos desde hace años junto a nuestros clientes y escuchando sus necesidades. Muchas personas nos han pedido ayuda sobre los aspectos administrativos de la desmaterialización de los expedientes de formación. Trabajamos este tema con nuestro socio ICPF, pero todas estas recomendaciones son válidas independientemente de la entidad certificadora Qualiopi que elija.

Criterio 1 – Indicador 1

Nos encargamos del envío por correo electrónico, de la firma de PDF en línea y de la conservación en GED de los documentos administrativos de clientes: pedidos, convenios, contratos, etc.

Criterio 2 – Indicador 4

Centralizamos todos los documentos de la formación y los conservamos a largo plazo en una GED segura y sellada en el tiempo, en particular los procedimientos de posicionamiento y evaluación de conocimientos al inicio.

Indicadores 8, 11, 30 y 31

Automatizamos y archivamos encuestas, cuestionarios, quizzes y reclamaciones mediante SoWeSkill.

Indicadores 21 y 27

Aseguramos la firma de los contratos de subcontratación y la validación de la capacidad de las personas intervinientes externas gracias a la firma de PDF en línea y a la GED de formadores.

Y, por supuesto, gestionamos la firma de asistencia en presencial, en remoto, mediante beacons o códigos QR, con seguridad y pista de auditoría, que, aunque no figure expresamente en los requisitos formales de Qualiopi, sigue siendo una exigencia actual para financiadores, OPCO, regiones y Pôle emploi.