¿Es compatible la ley de firma electrónica española con el control digital de asistencia para formaciones FUNDAE?

Una de las exigencias más importantes para conseguir las bonificaciones FUNDAE es el control riguroso de la asistencia de los participantes, un proceso que puede ser complejo y laborioso.

En este contexto, la ley de firma electrónica española surge como una herramienta potencialmente valiosa para simplificar y asegurar la gestión de la asistencia. SoWeSign se presenta como una solución eficaz y compatible con estos requisitos.

La ley de firma electrónica en España se rige principalmente por el Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) N.º 910/2014), que establece un marco jurídico para la identificación electrónica y los servicios de confianza.

Este reglamento, implementado a nivel nacional a través de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, regula los aspectos relacionados con las firmas electrónicas, los sellos electrónicos, los servicios de entrega electrónica certificada y otros servicios relacionados.

La ley define varios tipos de firma electrónica, entre ellos:

• Firma electrónica simple: un conjunto de datos electrónicos anexados a otros datos electrónicos que son utilizados por el firmante para firmar.
• Firma electrónica avanzada: aquella que cumple ciertos requisitos que permiten verificar la identidad del firmante y detectar cualquier cambio posterior en los datos firmados.
• Firma electrónica cualificada: es una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. La firma electrónica cualificada tiene la misma validez legal que una firma manuscrita.

Para recibir los fondos públicos de FUNDAE, se requieren listados de asistencia que comprueben la presencia de los alumnos con sus firmas.

Además, exige otros documentos: un recibí de materiales, certificados de asistencia o diplomas acreditativos y cuestionarios de evaluación. En resumen, es necesario presentar:

• Listados de asistencia (documento grupal): para cada sesión, con los datos identificativos de la formación, la lista de los alumnos con sus datos identificativos, sus firmas y la firma del formador o responsable de formación.
• Recibí de material (documento grupal): documento que enumera el material entregado a los alumnos para que puedan realizar en las mejores disposiciones su formación. Este documento tiene que recopilar la información identificativa de la formación así como la lista de los alumnos con sus datos identificativos, sus firmas y la firma del formador o responsable de formación.
• Diploma acreditativo o certificado de asistencia (documento individual): contiene información general de la formación y datos identificativos del alumno y tienen que ser firmados individualmente por el alumno.
• Cuestionario de evaluación de la calidad de la acción formativa (documento genérico a cumplimentar por cada alumno habiendo participado a la formación). Se tiene que entregar a cada alumno que ha participado en la formación.

Hasta la publicación en el BOE de la Resolución de 15 de abril de 2020, sólo se utilizaban hojas de papel que contenían las firmas.

Esta resolución establecía medidas extraordinarias para enfrentar el impacto del COVID-19 en la formación profesional para el empleo. Estas medidas buscan mantener la empleabilidad de los trabajadores y la competitividad de las empresas, adaptando la formación a las restricciones impuestas por el estado de alarma.

Se flexibilizaron las condiciones de formación, permitiendo la impartición mediante aula virtual y teleformación.

Además, establecía que las firmas electrónicas se podrán utilizar para la validación de documentos relacionados con la formación profesional para el empleo, con el fin de facilitar la gestión administrativa. Se aceptaba tanto la firma digital avanzada como la simple.

Por tanto, podemos concluir que, tras esta publicación, la firma digital para el control de asistencia es perfectamente compatible con la ley de firma electrónica española. 

El proceso de recolectar las firmas de asistencia, crear y almacenar durante años los listados forma un proceso muy pesado, anticuado y representa una pérdida de tiempo enorme para todos los actores involucrados (alumnos, formadores, gestores).

SoWeSign está diseñada para satisfacer las necesidades de gestión documental y control de asistencia en diversos contextos, incluyendo las formaciones FUNDAE.

Nuestra solución ofrece herramientas avanzadas para la firma electrónica y la gestión de registros, asegurando que todas las interacciones sean seguras y cumplan con las normativas legales vigentes.

SoWeSign reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para gestionar la asistencia en formaciones. Al digitalizar el proceso, se eliminan las hojas de asistencia físicas y se simplifica la recopilación de datos en tiempo real.

SoWeSign asegura que todos los registros de asistencia se almacenen de manera segura, utilizando cifrado avanzado para proteger los datos. Esto permite que la información esté disponible para auditorías y revisiones en cualquier momento, indicando que cumple con los requisitos de seguridad establecidos por FUNDAE.

Los registros electrónicos de asistencia son fácilmente auditables, permitiendo a FUNDAE y a las organizaciones de formación verificar el cumplimiento de manera más eficiente. La trazabilidad que proporciona la firma electrónica cualificada asegura que cualquier revisión posterior de los datos puede realizarse con confianza en su integridad.

SoWeSign proporciona un marco robusto y seguro que puede facilitar significativamente el control de asistencia en formaciones subvencionadas por FUNDAE. Anímate a comprobarlo y pídenos una demo.