Cómo entender y poner en marcha un programa de formación: la guía práctica de SoWeSoft

Disponer de un programa de formación estructurado y eficaz es fundamental para las organizaciones que quieren seguir siendo competitivas. Sin embargo, su definición no siempre es evidente y pueden surgir numerosos obstáculos durante su diseño. Antes de abordarlos en un artículo posterior, conviene entender bien de qué hablamos cuando mencionamos los programas de formación. Este artículo tiene un enfoque pedagógico y presenta, en varios puntos clave, los elementos esenciales para comprender este asunto estratégico.

El programa de formación es un documento obligatorio que la entidad formadora debe proporcionar a las personas participantes, a las empresas y a los organismos financiadores, incluidos los OPCO y el CPF. Detalla todas las acciones de aprendizaje puestas en marcha por la organización para que cada participante pueda desarrollar realmente las competencias previstas.

Para los equipos de formación, este documento es también una forma de apoyar la estrategia de la organización, aportando acciones de aprendizaje precisas sobre retos clave.

Cartografiar la mejora de las competencias

• Para las personas trabajadoras: el programa de formación permite adquirir nuevas competencias, mejorar el rendimiento y reforzar la empleabilidad, un reto especialmente actual ante la transformación de los oficios en la sociedad actual.
• Para la organización: unas personas bien formadas y preparadas para los cambios futuros serán más productivas, estarán más implicadas y se sentirán menos desorientadas ante la estrategia de la empresa. Así podrán contribuir de forma significativa a la innovación y al crecimiento.

Convencer internamente

• Los programas de formación bien definidos y alineados con los objetivos estratégicos de la empresa tienen más probabilidades de recibir la financiación adecuada. Al demostrar el retorno de la inversión (ROI) de la formación, resulta más fácil convencer a las partes interesadas internas de su importancia. Además, comunicar de forma más amplia sobre el programa favorece la adhesión de los equipos a los temas tratados y facilita su apropiación.

Atraer y fidelizar el talento

• Diversos estudios lo señalan: las empresas que ofrecen oportunidades de desarrollo profesional resultan más atractivas para el talento. Un programa de formación orientado a los retos del futuro puede, por tanto, desempeñar un papel clave en la retención de las personas colaboradoras.

“Un programa de formación bien estructurado no solo refuerza las competencias individuales, sino que también alinea al equipo con los objetivos estratégicos, facilitando así la adaptación a los desafíos del mercado.”

Michel Rossillon, coordinador y formador pedagógico en SoWeSoft

La creación de un programa de formación eficaz pasa por varias etapas:

Análisis de necesidades

• Identificar las carencias de competencias dentro de la organización.
• Determinar los objetivos de formación en coherencia con los objetivos estratégicos de la empresa.

Diseño del programa

• Definir los contenidos y los módulos formativos.
• Elegir los métodos de formación adecuados (e-learning, talleres, formación presencial, etc.) en función de la realidad operativa y de las ambiciones de la empresa.

Poner en valor el programa

• Hacer visible y transparente el proceso de refuerzo de competencias.
• Fomentar y facilitar la identificación de nuevas competencias que desarrollar, en coherencia con la estrategia.

Implementación

• Planificar y organizar las sesiones de formación.
• Garantizar la logística necesaria (aulas, materiales, etc.).

Evaluación y seguimiento

• Medir la eficacia del programa mediante indicadores de rendimiento (KPI), como los definidos por la metodología Kirkpatrick, por ejemplo.
• Recoger el feedback de las personas participantes y ajustar los contenidos si es necesario mediante mecanismos de satisfacción.

Aunque los principios básicos son similares, la puesta en marcha de un programa de formación puede variar entre el sector público y el sector privado. Veamos algunas diferencias en su diseño.

Para el sector público

Las normativas y estándares: los programas de formación suelen tener que responder a exigencias reglamentarias adicionales.

La financiación: puede proceder de fuentes públicas y estar sujeta a controles estrictos. El calendario también puede ser específico y, por tanto, debe anticiparse.

Los objetivos: suelen orientarse al servicio público y al cumplimiento normativo, y los temas abordados varían a menudo según las políticas públicas territoriales.

Para el sector privado

La flexibilidad y la innovación: las empresas privadas suelen disponer de mayor libertad para innovar y adaptar sus programas formativos a las necesidades cambiantes del mercado.

El retorno de la inversión: el foco suele ponerse en la mejora del rendimiento y la rentabilidad, con expectativas elevadas por parte de la dirección a la hora de asignar presupuestos importantes.

La competitividad: los programas se diseñan para ayudar a la empresa a seguir siendo competitiva y atraer al mejor talento.