Cómo reducir los riesgos de incumplimiento en la formación industrial

En una fábrica, poner en marcha una formación de seguridad no protege gran cosa si no se puede demostrar el día que un inspector o un auditor lo solicite. A menudo, ahí es donde falla todo. Se suele imaginar el riesgo de no conformidad como una sesión perdida o una persona que nunca fue formada. En realidad, una buena parte de los expedientes problemáticos corresponden a formaciones perfectamente reales, pero cuya prueba es débil: una firma olvidada, una hoja rellenada a posteriori, un archivo guardado en el ordenador de un responsable de formación que se fue hace seis meses. El riesgo no proviene solo de lo que no se ha hecho, sino de lo que se ha hecho sin dejar un rastro utilizable.

El Código de Trabajo francés es bastante claro en este punto. El artículo L4121-1 obliga al empleador a adoptar las medidas necesarias para garantizar la seguridad y proteger la salud de las personas trabajadoras, lo que incluye acciones de información y de formación. El artículo L4141-2 exige una “formación práctica y adecuada en materia de seguridad”, especialmente para las nuevas incorporaciones o quienes cambian de puesto. En puestos de riesgo, esta obligación se refuerza aún más: las personas en trabajo temporal o con contrato de duración determinada que ocupan puestos peligrosos deben recibir una formación de seguridad adaptada. Esto es muy importante, porque si estas formaciones no se realizan correctamente o se registran mal, es la empresa la que asume la responsabilidad final en caso de accidente.

Este punto es importante porque cambia la cuestión de la prueba. En caso de accidente, a menudo corresponde a la persona trabajadora demostrar que el empleador conocía el peligro y que no hizo lo necesario. Pero para el personal temporal o con contrato de duración determinada en un puesto de riesgo, si la formación no se realizó, la lógica se invierte: corresponde al empleador demostrar que la formación tuvo lugar, con un documento fechado y firmado. Decir “se le formó” o contar con un testimonio no es suficiente. El Tribunal de Casación lo ha recordado: “sin una prueba escrita y firmada de la formación, el empleador no puede demostrar que la formación se realizó.”

Más allá de este caso concreto, la Inspección de Trabajo y la CARSAT pueden, durante una visita o una investigación tras un accidente, solicitar las pruebas de la formación de seguridad para un puesto determinado: habilitación eléctrica, carné de carretillero (CACES), trabajo en altura, manipulación manual, etc. Si no se puede acreditar la formación, puede considerarse un incumplimiento de la obligación de seguridad, con consecuencias que pueden ir desde una multa hasta procedimientos penales contra la persona responsable del centro en caso de accidente grave.

Las empresas industriales tienen varias limitaciones que hacen que la trazabilidad sea más compleja que en otros sectores. Primero, el volumen: habilitaciones eléctricas, CACES, formación contra incendios, manipulación manual, trabajo en altura… Las formaciones de seguridad se suceden y deben renovarse periódicamente, por lo general cada uno a cinco años según el tipo de habilitación. Después, la organización: equipos grandes, varios centros, formadores internos en el terreno más que en la oficina. Una hoja en papel firmada puede perderse rápidamente y no llegar al departamento de RR. HH.

A esto se suma el uso de personal temporal y de contratos de corta duración en las líneas de producción: precisamente los perfiles para los que la ley exige una prueba de formación. Por lo tanto, una empresa que sitúa a personal temporal en puestos peligrosos y que no puede aportar una prueba concreta de la formación asume un riesgo jurídico en caso de accidente, incluso si la formación se realizó.

En el terreno, los problemas son casi los mismos en todas partes: hojas firmadas rápidamente al final del día, en lugar de firmarse al inicio de la formación; casillas en blanco sin indicar si la persona estaba ausente o si hay prevista una sesión de recuperación; fechas que no coinciden con la planificación real; un formador que se olvida de firmar. Estos fallos pueden parecer menores, pero el día de un accidente o de una inspección, estos detalles pueden ser suficientes para debilitar un expediente y hacer que una formación realizada sea difícil de demostrar.

El verdadero problema, la mayor parte del tiempo, es la dispersión de documentos y justificantes. Las hojas están en varios archivadores, en manos de varios jefes de taller o responsables, a veces en varios archivos que no tienen ningún vínculo entre sí. Y cuando hay que presentar la prueba de una formación concreta, para una persona concreta, en una fecha concreta, nadie sabe dónde está el documento correcto. El tiempo perdido buscando el documento puede poner a la empresa en dificultades ante un inspector o en un procedimiento.

Pasar al registro de asistencia digital en la industria no cambia las obligaciones legales. Sin embargo, cambia la forma de demostrarlo. Una firma electrónica con sello de tiempo, vinculada a la identidad de la persona, constituye una prueba válida, al igual que una firma en papel… siempre que la herramienta garantice la autenticidad de los documentos y que el documento no pueda modificarse. Cuando una persona firma en una tableta justo después de su formación (habilitación, CACES, etc.), directamente en el taller, la prueba se archiva de inmediato en el lugar correcto, en un repositorio centralizado.

Y no es solo una cuestión de comodidad. Al centralizar los registros de asistencia, se pueden encontrar todos los documentos rápidamente, en función de la fecha, de la persona y de la sesión de formación: la prueba está disponible de inmediato en caso de inspección. Esto también reduce los olvidos: ninguna sesión o firma faltante, porque la herramienta puede impedir la validación mientras no haya firmado todo el mundo. Para las personas responsables de RR. HH. y formación, también supone menos estrés antes de una inspección.

La digitalización del registro de asistencia no sustituye al rigor: permite una mejor gestión en el día a día. En una empresa industrial que debe realizar decenas de formaciones de seguridad al año, en varios centros y con varios equipos, suele ser decisivo: o bien se encuentra el expediente rápidamente, o bien se pasan días… con, por supuesto, el riesgo de no llegar a encontrar nunca algunas pruebas. Y el objetivo no es solo estar preparado para una auditoría interna o una visita de la Inspección de Trabajo. Sobre todo, es ser capaz de estar en regla el día que ocurra un accidente.