La digitalización de las empresas sigue avanzando. Más de la mitad de las pequeñas y medianas empresas se han sumado ya a las grandes organizaciones en el paso hacia lo digital, especialmente en el sector de la formación y de la enseñanza, un ámbito que obtiene numerosos beneficios al invertir en la desmaterialización de sus soportes. Sin embargo, incluso cuando se implantan herramientas ergonómicas e intuitivas, siguen apareciendo resistencias entre las personas trabajadoras. ¿Por qué surgen estos bloqueos y cómo pueden superarse?
¿Cuáles son las principales causas de reticencia a la digitalización?
Las reticencias frente a la transformación digital son, en realidad, más temores que verdaderas resistencias. Estos miedos tienen varias causas que conviene identificar para poder apaciguarlos.
El miedo a no adaptarse a las herramientas
Es la causa más habitual del temor frente a la digitalización. La idea de tener que utilizar nuevas herramientas o formarse en lo digital genera inquietud en los equipos, que temen ver cuestionadas sus competencias y su capacidad de adaptación.
El temor a perder sus referencias
La idea de tener que adaptarse a nuevos procesos altera rutinas profesionales que, en algunos casos, llevan años asentadas. También esto genera inquietud en la plantilla durante una transición digital.
Las dudas sobre los beneficios de la digitalización
Algunas personas se preguntarán para qué sirve realmente pasar a lo digital y pueden mostrarse escépticas ante los beneficios concretos de los sistemas de gestión electrónica de la información.
La sensación de un cambio impuesto
Por último, el mayor nivel de reticencia suele deberse a la impresión de que la empresa impone un sistema y una forma de trabajo que el personal no eligió cuando se incorporó a la organización.
La duda sobre los beneficios de la digitalización
Algunos probablemente se preguntarán para qué sirve pasar a lo digital y se mostrarán perplejos, incluso escépticos sobre los beneficios reales de los sistemas de gestión electrónica de datos.
La sensación de un cambio impuesto
Finalmente, el nivel de reticencia más importante se debe a la impresión de los colaboradores de verse obligados a aceptar un sistema y un modo de trabajo que no eligieron al llegar a la empresa.
¿Cómo superar de forma sencilla las barreras a la digitalización?
Cuando aparecen reticencias, existen varias acciones que pueden ponerse en marcha dentro de la estrategia de transformación digital para disipar todas estas dudas.
Implicar a las personas colaboradoras en todas las fases del proyecto
Lo primero que hay que hacer para evitar que la plantilla sienta que se le impone la digitalización es implicar a todas las futuras personas usuarias, con la ayuda de responsables y mandos intermedios. A través de talleres de reflexión o recogiendo feedback, cada persona se sentirá mucho más implicada en el proyecto.
Comunicar sobre los beneficios de la transformación digital
Para tranquilizar a quienes se muestran más escépticos, es indispensable comunicar de forma clara los beneficios del uso de herramientas digitales. Por un lado, los beneficios generales en términos de ahorro económico, ahorro de tiempo, impacto ecológico, calidad del trabajo y seguridad digital.
También conviene explicar los beneficios por función o por puesto: RR. HH., personal formador, contabilidad, etc.
Optar por herramientas sencillas de utilizar
El corazón de cualquier proyecto de digitalización sigue siendo la elección de la herramienta o herramientas que se van a utilizar. Deben estar perfectamente adaptadas a las necesidades, a la estructura y al presupuesto de la empresa. Soluciones como las de SoWeSoft, por ejemplo, responden a las necesidades de los centros de formación y están certificadas conforme a las normas aplicables en materia de archivo documental.
Las herramientas deben ser fáciles de usar y su navegación ha de ser fluida e intuitiva para que las personas usuarias se adapten rápidamente.
Acompañar a los equipos en el cambio
Para implicar a los equipos en el éxito del proyecto de transformación y evitar las inquietudes ligadas a la dificultad de adaptación a las herramientas, es esencial formar a la plantilla desde el principio con ejercicios prácticos y ofrecer apoyo continuo. El feedback recogido sobre el terreno contribuirá además a mejorar los procesos en tiempo real.
Avanzar progresivamente
Despliegue las nuevas soluciones paso a paso, adoptando un enfoque ágil. Por ejemplo, puede poner en marcha un servicio piloto para medir los beneficios y las dificultades antes de extender progresivamente las buenas prácticas al conjunto de la empresa.
La digitalización no debe vivirse como una obligación, sino como una evolución positiva. Al anticipar los frenos, implicar a los equipos y elegir herramientas adaptadas, la resistencia puede transformarse en una adhesión duradera. La elección de las herramientas desempeña, además, un papel decisivo en la implicación del personal en el cambio.
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