Gestión del cambio y transformación digital: cómo involucrar a los directivos y a los equipos

Los resultados del Barómetro France Num 2024 demuestran que la mayoría de las empresas se están comprometiendo con la transformación digital, especialmente desplegando soluciones de gestión y colaboración en línea. Entre los sectores que tienen un interés particular en pasar al todo digital, el sector de la formación ocupa un lugar destacado al desarrollar soluciones adaptadas a las necesidades específicas de este sector.

La transformación digital se presenta como una evidencia tanto para las grandes empresas como para las pequeñas y medianas estructuras. En el ámbito de la enseñanza, pasar de procesos tradicionales como la firma de asistencia en papel o la evaluación clásica a soluciones digitales aporta beneficios reales.

Para empezar, pasar a lo digital permite dejar de imprimir todos los documentos que antes se utilizaban: materiales de curso, evaluaciones, hojas de asistencia, certificados, correspondencia, referenciales, nóminas, etc. Esto representa un ahorro sustancial para las empresas de un sector especialmente consumidor de papel.

La transformación digital también facilita el archivo y el acceso a los documentos, al optar por el almacenamiento en servidores en lugar de espacios físicos.

El uso del papel tiene un impacto importante sobre el medio ambiente en términos de consumo de energía, agua y huella de carbono. Lo digital, aunque no esté exento de impacto, sigue siendo una solución más ecológica a largo plazo.

Por último, los organismos de formación también deben cumplir normas específicas en materia de archivo documental NF Z42-013, RGPD, plazos legales de conservación El uso de herramientas certificadas resulta, por tanto, más que recomendable.

Soluciones como las que propone SoWeSoft, por ejemplo SoWeSign, ilustran perfectamente estos retos al sustituir las limitaciones del papel por procesos fluidos, seguros y conformes.

Hoy en día, la transición hacia soluciones digitales puede provocar ciertas inquietudes, e incluso algunas resistencias, entre las personas colaboradoras y los equipos. Estas pueden adoptar varias formas:

• el temor a la complejidad, especialmente en el manejo de herramientas de gestión y colaboración
• la pérdida de referencias al modificar los procesos
• las dudas sobre la utilidad real de la transformación digital

Aunque la mayoría de estos temores sean perfectamente legítimos, pueden aliviarse en gran medida adoptando una estrategia de acompañamiento dentro de la gestión del cambio.

Involucrar a las personas colaboradoras desde el principio

En primer lugar, es esencial implicar desde el comienzo a responsables, mandos intermedios y demás personas usuarias organizando reuniones, talleres de trabajo y recogiendo feedback del terreno. De este modo, será posible desplegar una solución realmente adaptada a las necesidades del equipo.

Nombre personas embajadoras internas que actúen como enlace entre quienes pilotan el proyecto y el resto de la plantilla, para fomentar la agilidad dentro del proceso de transformación digital.

Comunicar sobre los objetivos y beneficios de la transformación

Para vencer las reticencias sobre la utilidad del cambio, conviene adoptar un enfoque pedagógico explicando por qué es necesario pasar a lo digital y cuáles son sus beneficios.

Puede ser útil poner en valor los beneficios de la transformación digital según cada función:

• RR. HH.: ahorro de tiempo en trámites administrativos
• Personal formador: valorización de la pedagogía facilitando la firma de asistencia, el intercambio de materiales y la evaluación en línea
• Departamento contable: acceso más sencillo a la documentación y automatización de la facturación
• Management: mejor seguimiento de la actividad y mayor capacidad de reacción

Formar y acompañar a la plantilla y a los equipos

Para desarrollar buenas prácticas en la gestión electrónica de documentos, es indispensable formar a los equipos en el uso de las nuevas herramientas. Resulta útil poner a disposición materiales de apoyo al inicio para acompañar la transición. El desarrollo de nuevas competencias siempre es motivador, especialmente si después se reconocen y valorizan. Organizar sesiones de formación específicas por oficio también permite trabajar de forma concreta sobre los procesos propios de la empresa.

Avanzar paso a paso con un enfoque positivo

Por último, para asegurar el éxito del proyecto de transición digital, es indispensable avanzar por etapas. Puede comenzar desplegando un proyecto piloto en uno de los servicios clave para medir sus beneficios y observar sus efectos positivos sobre otras áreas. Desarrolle una cultura del feedback para adaptarse a las problemáticas reales. Y, sobre todo, valore siempre los progresos de los equipos y de las personas colaboradoras para que se sientan implicadas en el proyecto.

La transformación digital, cuando se gestiona bien, no es una carga, sino una oportunidad. Al dar a managers y equipos las claves para comprender, probar y apropiarse de las herramientas, se construye un cambio duradero al servicio de la eficacia y de la serenidad de todas las personas. Y con las herramientas adecuadas, la transición resulta aún más sencilla.