Comparación de los métodos de registro y evaluación: papel frente a formato digital

Es un hecho: lo digital está presente en todas partes en nuestra vida cotidiana (smartphones, ordenadores…) y sería difícil prescindir de ello. Sin embargo, en el ámbito de la enseñanza, esta transición avanza algo más lentamente. No es raro ver a organismos de formación seguir en formato papel con el argumento de que “siempre ha funcionado bien” hasta ahora. Y, aun así, las prácticas tradicionales no están exentas de defectos, especialmente cuando se trata del control de asistencia y de la evaluación. Entonces, ¿control de asistencia en papel o digital? ¡Veamos qué opción resulta más adecuada!

Ya sea para el control de asistencia o para la evaluación, solemos reducir los costes del uso del papel a su precio intrínseco. Es decir, la compra de hojas, tinta o incluso la impresora necesaria para imprimir. Sin embargo, si lo pensamos un poco, no se trata únicamente de estos costes directos, ni mucho menos. En primer lugar, también hay que tener en cuenta los gastos de almacenamiento, que no son despreciables. La ley especifica, de hecho, que es necesario conservar las hojas de asistencia durante un mínimo de 5 años.

Pero, incluso si encuentras la forma de almacenarlo todo de manera eficiente en un armario dedicado, existen otros costes ocultos mucho menos visibles: los costes de gestión. Estos implican, efectivamente, dedicar una cantidad de tiempo considerable a diferentes tareas automatizables. La creación de hojas de asistencia, su distribución, su verificación, la introducción de datos en un sistema informático… Y si añadimos a la balanza las posibles correcciones de errores, ¡el tiempo perdido se vuelve importante!

La conclusión es similar para la evaluación: la recopilación y el análisis de los retornos en papel pueden ser tareas que consumen mucho tiempo. SoWeSkill permite automatizar la evaluación del desempeño de las formaciones para facilitar este seguimiento. Partiendo de la base de que el tiempo es dinero, es evidente que los costes reales del papel son mucho más altos de lo que imaginamos.

Como ya hemos visto, a la hora de elegir entre un control de asistencia en papel o digital, hay que ir más allá de la simple cuestión de los costes. Esto es aún más cierto en el caso de la evaluación, ya que las soluciones digitales aportan valor añadido en otros ámbitos.

En particular, en términos de trazabilidad, gracias a la centralización de los datos. Estos se recopilan y se analizan de forma automática, y puedes tener una idea muy precisa de la evolución de las notas del alumnado. En consecuencia, también se favorece la personalización. Porque sí: el personal formador y las personas responsables de RR. HH. pueden ahora adaptar las evaluaciones en función de los perfiles del alumnado. Si se detecta que una persona tiene dificultades específicas en un área, se puede decidir reajustar el nivel de las evaluaciones.

Cabe señalar que la trazabilidad del control de asistencia también se simplifica con las herramientas digitales. Una vez más, esto se explica por la centralización de datos, que permite un seguimiento de las presencias en tiempo real. En caso de detectar una anomalía, el personal formador recibe una alerta automática.

Si muchos centros de formación dudan en pasarse a lo digital, se debe en parte a la existencia de frenos psicológicos persistentes. Podemos citar el miedo al cambio, común en la mayoría de las empresas, pero también la falta de familiaridad con las nuevas tecnologías. Cuando nunca se ha utilizado un código QR como docente o no se tiene soltura con el propio smartphone, se instala una resistencia natural. Es totalmente humano y exige la implementación de una metodología específica de gestión del cambio.

Existen varias estrategias para superar estas reticencias; aquí tienes algunas:

• Comunicar de forma clara los beneficios de lo digital. Con SoWeRise y SoWeSign, se trata, entre otras cosas, de un ahorro de tiempo considerable, una mejora de la fiabilidad de los datos y una reducción de ciertas tareas repetitivas.
• Organizar sesiones con el personal formador para que puedan apropiarse de las distintas herramientas digitales de manera progresiva. Como las soluciones actuales son bastante intuitivas, la adopción suele ser rápida.

Si persisten las dudas, no dudes en pedir feedback a las personas implicadas. ¡Dialogando es como se obtienen los mejores resultados!