Archivar y proteger los documentos digitales: buenas prácticas y herramientas

Desde hace unos diez años, los centros de formación recurren cada vez más a las soluciones digitales, tanto para diseñar materiales didácticos y de evaluación en línea como para gestionar las tareas administrativas y la correspondencia. Pero, ¿sabía que la gestión y el archivo de documentos en el marco de una actividad docente deben cumplir una serie de obligaciones reglamentarias? Existen herramientas que pueden ayudarte a cumplir con estas normativas y mucho más.

Hoy, según el barómetro France Num 2024, el 56 % de las pequeñas y medianas empresas utiliza una plataforma de intercambio de documentos en línea. Esta transición digital avanza cada año. Archivar la documentación digital resulta necesario por varias razones.

Respetar la normativa vigente

Al igual que ocurre con la documentación en papel, los documentos desmaterializados deben archivarse conforme a determinadas normas. En el ámbito de la formación, algunos documentos como materiales didácticos, evaluaciones o hojas de asistencia deben conservarse como prueba en caso de controles por parte de France Compétences, DREETS, OPCO y otros organismos.

Preservar la integridad de los documentos

La digitalización también permite evitar la pérdida o el deterioro de los documentos, ya que estos se almacenan en servidores seguros. Muchas empresas temen el robo de datos como consecuencia de un ciberataque.

Ahorrar tiempo, espacio y dinero

El archivo digital también permite reducir la carga administrativa y el coste financiero que puede representar el almacenamiento de papel.

Reducir el impacto sobre el medio ambiente

Por último, el impacto ecológico de la producción de papel es especialmente negativo, sobre todo en términos de consumo de energía, agua y emisiones de CO2. Aunque pasar a lo digital no está exento de consecuencias medioambientales ya que la fabricación de dispositivos y el almacenamiento de datos también contaminan, el impacto sigue siendo menor que el del uso intensivo del papel. Esto es especialmente cierto en el sector de la enseñanza y la formación, gran consumidor de documentos impresos.

Entre las principales normas y referencias que deben respetarse en materia de archivo, se encuentran:

• La NF Z42-013: norma francesa que define los requisitos de diseño y explotación de un sistema de archivo electrónico para garantizar la integridad de los documentos a lo largo del tiempo. En caso de control o litigio, permite que el documento digital tenga el mismo valor probatorio que un original en papel.
• La norma ISO 14641: equivalente internacional de la NF Z42-013.
• La certificación NF 461, emitida por AFNOR, que garantiza que una solución de archivo informático cumple efectivamente las exigencias de la NF Z42-013.
• El RGPD, reglamento europeo que regula la conservación de datos personales.
• Las diferentes disposiciones legislativas que fijan los plazos legales de conservación de los documentos.

Para preservar la integridad, la autenticidad y la accesibilidad de sus documentos a lo largo del tiempo, conviene respetar una serie de buenas prácticas.

Utilizar herramientas que garanticen la autenticidad de los documentos

Las herramientas de archivo electrónico, también llamadas sistemas de archivo electrónico o soluciones de gestión electrónica de documentos, incorporan funcionalidades como la firma electrónica, la huella digital o el sellado temporal. No obstante, conviene comprobar que la herramienta elegida disponga de la certificación NF 461.

Respetar las normas de archivo

Como se ha mencionado, es importante respetar todas las normas relativas al archivo de datos, en particular la NF Z42-013, la ISO 14641 y el RGPD. También hay que cumplir los plazos legales de conservación, que varían según el tipo de documento y requieren un seguimiento riguroso.

Controlar los accesos

En las herramientas de gestión electrónica de documentos, es fundamental atribuir roles precisos a las distintas partes implicadas para que determinados datos, como los personales, no sean accesibles para todo el mundo.

Utilizar los formatos de documento adecuados

Conviene guardar y archivar los documentos en formatos estables a lo largo del tiempo para garantizar su accesibilidad y legibilidad futura.

Asegurar el almacenamiento

Utilice un sistema de almacenamiento seguro con medidas de redundancia de datos, como copias de seguridad en varios emplazamientos, nubes seguras o centros de datos certificados. También es recomendable prever planes de emergencia en caso de ciberataque.

Formar a los equipos

El respeto de las buenas prácticas en la gestión de datos digitales dentro de la empresa es un trabajo colectivo, y por ello es necesario formar a la plantilla. Una sensibilización regular y actualizada en el tiempo ayuda a limitar los riesgos vinculados a la ciberseguridad y a mantener una conformidad continua con la normativa.

Las herramientas digitales para archivar y asegurar documentos desmaterializados son numerosas en el mercado. En el ámbito de la enseñanza, soluciones como SoWeSign responden a los criterios normativos vigentes y almacenan los datos de las personas usuarias en centros de datos ubicados en países de la UE, con el fin de respetar plenamente las exigencias del RGPD. Entre las múltiples funcionalidades disponibles destacan la firma digital, el sellado temporal, la conservación de hojas de asistencia y evaluaciones, así como cofres digitales certificados.

Optar por una solución digital de archivo documental no es solo una decisión guiada por obligaciones legales. También es una palanca de serenidad, ahorro de tiempo y profesionalidad para los organismos de formación. Conviene recordar, además, que estas soluciones se adaptan a todo tipo de empresas, con independencia de sus necesidades y de su presupuesto.