Exploiter les données d’émargement pour améliorer les parcours de formation

L’émargement numérique C’est aujourd’hui fortement démocratisé au sein des organismes de formation. Pour suivre l’assiduité des apprenants. C’est une nouvelle solution de gestion qui va au-delà d’un simple outil de gestion, elle permet de générer des documents certifiables pour vos financeurs ou autres organismes de contrôle et vous permet ainsi de justifier de la qualité de vos formations.

Les données issues de l’émargement, du rôle, pour la gestion des formations, car elles permettent de suivre l’assiduité précise des apprenants en analysant le taux d’absentéisme et leur assiduité en cours, et de proposer un suivi personnel si besoin lors d’une formation. Dans cette même optique, elle va jouer en matière de qualité pour la formation car cela va permettre de voir si le contenu proposé est et de voir l’engagement des et enfin c’est pour répondre aux exigences réglementaires, notamment dans le cadre des financements des OPCO ou des certifications comme Qualiopi. mais l’analyse des données d’engagement de ses propose des pistes d’amélioration

Toutes les données d’émargement n’ont pas la même utilité. L’utilité va dépendre de vos objectifs et des indicateurs que vous voulez analyser.

La première donnée à analyser dans le cadre de l’émargement est la présence, l’absence et le retard des apprenants. Cela permet d’avoir un meilleur suivi de leur assiduité, notamment dans la situation où vos apprenants suivent un parcours d’apprentissage ou une formation financée par un organisme extérieur. Cet organisme demande donc une certaine assiduité et des preuves de présence vis-à-vis des personnes qui le financent.

Il y a également les indicateurs concernant les abandons, lorsqu’un apprenant cesse de participer à une formation, et les données d’assiduité d’un groupe ou d’une session en particulier.

C’est donné une fois collecté et analysé, vont permettre de savoir les causes d’absence, de retard ou d’abandon pour permettre d’adapter la formation en conséquence, et d’avoir de meilleures performances.

Pour maximiser les performances de vos formations et proposer des solutions d’amélioration pertinentes en lien avec votre parcours, il faut d’abord choisir des indicateurs qui vous correspondent.

• Tout d’abord, comme vous avez pu le comprendre, l’indicateur le plus important sera le taux d’assiduité, pour suivre l’engagement général de l’apprenant lors d’un parcours.
• Ensuite nous allons avoir le taux d’absence répété. Cela permet d’identifier les apprenants. Cet indicateur doit agir comme un signal pour prévenir et anticiper les décrochages.

En corrélant ces indicateurs d’émargement avec les indicateurs de progression des apprenants comme leur résultat, il est alors possible de voir la réelle performance de votre parcours, car l’objectif n'est pas juste de collecter ces indicateurs, mais de mesurer leur réel impact sur l’amélioration de vos formations.

Après avoir analysé ses données, il faut pouvoir agir pour avoir des résultats concrets.

Avec l’analyse des données comme le taux de présence et de retard, lors d’une session, cela peut permettre de voir l’engouement d’une formation et d'identifier sa popularité auprès des apprenants. Si un taux d’assiduité très faible, alors que sur l’entièreté de la formation, l’assiduité a été élevée, cela peut signifier que le module n’a pas répondu aux attentes.

Le bon suivi des apprenants reste la chose la plus importante à faire lorsqu’on voit une baisse d’assiduité. Lorsque cela arrive, il ne suffit pas d’envoyer des mails de relance ou d’avertissement, il faut prendre le temps d’échanger avec l’apprenant pour voir ses points de blocage et comprendre sa situation.

Pour réadapter au plus vite les formations avec un faible taux d’assiduité, il est essentiel de faire des enquêtes de satisfaction à chaud (enquête réalisée directement à la fin d’une formation), et d’installer un suivi avec les apprenants et les formateurs pour voir les axes d’amélioration possibles.

Maintenant que nous avons déterminé l'importance d'analyser les indicateurs et les données d'émargement. Il faut savoir comment exploiter au mieux ces données.

D’abord la fiabilité de la collecte : assurez-vous que les données récupérées proviennent de sources sûres et qu’elles n’ont pas été erronées. Pour cela, privilégiez les sources sûres comme les enquêtes de satisfaction ou bien alors la collecte directe via une personne de vive voix. Ensuite centralisez vos données au sein d’un même logiciel de gestion, cela améliore le suivi et l’analyse.

Pour exploiter efficacement ces données, on vous recommande d’utiliser un logiciel de gestion comme SoWeSoft, ce qui va vous permettre de récolter l’ensemble des données d’assiduité, de les centraliser au sein d’un même espace. De plus, cela vous permet de visualiser toutes les données et de les croiser avec d’autres données pédagogiques, et de pouvoir ainsi les analyser.

Comme vous avez pu le comprendre, l’exploitation de vos données d’émargement représente un enjeu majeur pour vos organismes de formation. L'analyse de ces données permettra à vos équipes de mieux piloter vos formations, de déceler les points de blocage rencontrés par vos apprenants et formateurs durant un parcours, et de proposer des améliorations correctives cohérentes, afin d'avoir un réel impact sur vos formations.

L’enjeu est également réglementaire si vous avez une certification comme Qualiopi ou des financeurs à qui vous devez justifier du bon fonctionnement de vos formations. Une bonne gestion de données permet alors de prouver l’authenticité et la légitimité de vos formations et de vous rendre crédibles.

Et n’oubliez pas que dans ce contexte une donnée seule n’est pas exploitable ! Il faut lui donner un sens et un but pour pouvoir atteindre vos objectifs.