Pourquoi votre signature de formation numérique a-t-elle besoin d'un horodatage ?

La signature numérique est un outil essentiel pour garantir l'authenticité et la sécurité des documents électroniques, notamment dans le domaine de la formation subventionnée. Mais savez-vous ce qu'est un horodatage et pourquoi il est si important ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur les horodatages, leur fonctionnement et ce que prévoit la loi à leur sujet.

La signature numérique est une méthode sûre et efficace pour authentifier des documents tels que les contrats et les accords. Elle est d'ailleurs acceptée par la FUNDAE pour le suivi de la présence à ses formations subventionnées.

Cependant, l'authenticité et la sécurité des signatures numériques dépendent fortement de l'horodatage. Il est donc temps d'en apprendre les notions essentielles dans les lignes qui suivent.

Un horodatage est un enregistrement d'informations utilisé pour prouver qu'un document ou un fichier numérique existait à un moment précis.

L'horodatage est essentiel dans les signatures numériques car il garantit l'authenticité et la sécurité des documents signés électroniquement.

De plus, l'horodatage est nécessaire pour vérifier l'intégrité du document, c'est-à-dire qu'il n'a pas été modifié depuis sa signature numérique.

De plus, l'horodatage contribue à prévenir la fraude et la contrefaçon, car il prouve l'authenticité du document ou du fichier numérique.

L'horodatage des signatures numériques repose sur l'utilisation d'une autorité d'horodatage (AHT). Une AHT est une entité de confiance qui émet des horodatages et garantit l'existence du document ou du fichier numérique à un moment précis.

Il existe différents types d'autorités de datation, chacune ayant ses propres caractéristiques et niveaux de confiance :

• Autorités internes d'horodatage : Celles-ci sont gérées par l'organisation ou l'entreprise qui émet les signatures numériques.
• Autorités d'horodatage externes : Celles-ci sont gérées par des tiers de confiance qui fournissent des services d'horodatage à d'autres organisations ou entreprises.
• Organismes gouvernementaux d'horodatage : il s'agit d'organismes qui bénéficient d'un niveau de confiance élevé car ils sont soumis aux lois et réglementations gouvernementales.

Lorsqu'un document est signé numériquement, la TSA attribue un horodatage qui est apposé au document.

L'horodatage contient des informations sur la date et l'heure de signature du document, ainsi qu'un numéro de série unique qui identifie cet horodatage.

Les signatures numériques horodatées ont d'importantes implications juridiques. En effet, dans de nombreux pays, elles ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites.

De plus, les signatures numériques horodatées peuvent être utilisées comme preuve devant un tribunal  .

De manière générale, les exigences légales et réglementaires relatives aux horodatages dans les signatures numériques comprennent les éléments suivants :

• Les horodatages doivent être émis par une autorité de confiance.
• Les horodatages doivent être conformes aux normes techniques et de sécurité établies.
• Les horodatages doivent être vérifiables et accessibles pendant une période déterminée.

L’horodatage est soumis à des réglementations et des lois spécifiques selon les pays et les régions. Dans le cas des États membres de l’Union européenne, l’horodatage des signatures numériques est régi par le règlement eIDAS (UE 910/2014) . 

Conformément à l'article 41 de ce texte :

« La valeur juridique et l’admissibilité comme preuve dans une procédure judiciaire ne doivent pas être refusées à un horodatage électronique simplement parce qu’il est au format électronique ou qu’il ne répond pas aux exigences d’un horodatage électronique qualifié. »

Toutefois, l'article 42 stipule que :

« Un horodatage électronique qualifié bénéficie du plus haut niveau de présomption légale quant à l’exactitude de la date et de l’heure qu’il indique et à l’intégrité des données auxquelles il se rapporte. »

Cela signifie qu'un horodatage de signature numérique qualifié offre une sécurité juridique et probante supérieure à celle d'un horodatage non qualifié, car il repose sur une source de temps sécurisée et une autorité d'horodatage qualifiée, qui est un prestataire de services de confiance supervisé par les autorités compétentes.

Cela ne signifie pas pour autant qu'un horodatage sur une signature numérique non qualifiée soit inutile. Tout dépend des circonstances de son utilisation et du niveau de sécurité juridique requis.

Actuellement, de nombreuses solutions de signature numérique sont déjà intégrées à des services d'horodatage externes.

Cela signifie que c'est quelque chose à la portée de toutes les entreprises qui se sont engagées dans la transformation numérique. 

De plus, ils doivent veiller à suivre une série de directives qui garantiront l'authenticité et la sécurité de leurs signatures numériques, telles que :

• Utilisez une autorité de certification d'horodatage fiable.
• Vérifiez la synchronisation de l'heure système de l'ordinateur avec l'horodatage.
• Vérifiez que l'horodatage n'a pas expiré.
• Conserver une trace des horodatages utilisés dans les signatures numériques.

Tout cela est plus facile à réaliser en choisissant des solutions comme celle que SoWeSign propose aux grandes entreprises. Avec SoWeSign Corporate, vous pouvez enregistrer facilement et rapidement les signatures numériques des étudiants et des enseignants, avec l'horodatage correspondant.

Ainsi, vous disposerez de preuves claires et juridiquement valables pour solliciter les subventions de formation offertes par FUNDAE.

Sans les signatures relatives au contrôle des présences, à la réception des documents, au questionnaire qualité et à la délivrance des diplômes et certificats de présence, vous ne pourrez pas accéder à ces ressources clés pour optimiser les processus et les résultats de votre entreprise.