Pourquoi vos collaborateurs résistent-ils à la digitalisation (et comment lever leurs freins simplement) ?

La digitalisation des entreprises poursuit sur sa lancée. Plus de la moitié des TPE/PME ont rejoint les grandes entreprises dans le passage au tout numérique, notamment dans le secteur de la formation et de l’enseignement, domaine qui tire de nombreux bénéfices à investir dans la dématérialisation des supports. Pourtant, même en mettant en place des outils ergonomiques et intuitifs, les points de résistance chez les collaborateurs restent fréquents. Pourquoi existe-t-il des blocages et comment lever les freins ?

Les réticences à la transformation digitale sont en réalité des craintes plus que des résistances. Ces peurs ont en réalité plusieurs causes qu’il faut identifier pour les apaiser.

La peur de ne pas s’adapter aux outils

C’est la cause la plus courante de peur face à la digitalisation. L’idée de devoir se servir de nouveaux outils, de devoir se former au numérique est en effet une source d’inquiétude pour les équipes qui craignent une remise en question de leurs compétences et de leur capacité d’adaptation.

La crainte de perdre ses repères

L’idée de devoir s’adapter à de nouveaux process vient bousculer une routine professionnelle parfois établie depuis des années. C’est aussi une source d’inquiétude de la part des collaborateurs lors d’une transition digitale.

Le doute sur les bénéfices de la digitalisation

Certains se demanderont probablement à quoi ça sert de passer au tout numérique et se montreront perplexes, voire sceptiques sur les réels bénéfices des systèmes de gestion électronique des données.

Le sentiment d’un changement imposé

Enfin, le niveau de réticence le plus important reste dû à l’impression des collaborateurs de se voir imposer un système et un mode de travail qu’ils n’ont pas choisi en arrivant dans l’entreprise.

En cas de réticences, il existe un certain nombre d’actions à mener dans le cadre de la stratégie de transformation digitale de l’entreprise pour lever l’ensemble de ces doutes.

Impliquer vos collaborateurs à tous les stades du projet

La première des choses à faire quand on souhaite faire en sorte que les collaborateurs n’aient pas l’impression de se voir imposer la digitalisation, c’est d’impliquer tous les futurs utilisateurs en passant par le biais des managers et des chefs d’équipe. En faisant participer tout le monde au projet par l’intermédiaire d’ateliers de réflexion, ou en faisant remonter les feedbacks, chacun se sentira bien plus impliqué.

Communiquez sur les bénéfices de la transformation numérique

Pour rassurer les plus sceptiques à la digitalisation, il est indispensable de communiquer sur les bénéfices de l’utilisation d’outils numériques. D’une part sur les avantages généraux en termes d’économies financières, en termes de gain de temps au travail, en termes d’écologie, de qualité de travail et de sécurité numérique. 

Évoquez également les bénéfices par métiers ou par postes (services RH, formateurs, comptabilité…). 

Optez pour des outils simples à utiliser

Le cœur d’un projet de digitalisation reste le choix du ou des outils que vous allez utiliser. Cet outil doit être parfaitement adapté aux besoins, à la structure et au budget de l’entreprise. Les solutions numériques comme celles de SoWeSoft, par exemple, répondent aux besoins des centres de formation et sont certifiées conformes aux normes imposées dans le secteur en matière d’archivage de documents.

Les outils doivent être simples à utiliser et la navigation doit être fluide et intuitive pour que vos collaborateurs s’adaptent rapidement aux nouveaux outils. 

Accompagnez vos équipes au changement

Pour impliquer vos équipes dans la réussite de votre projet de transformation et éviter les craintes liées à la difficulté d’adaptation aux outils, il est essentiel de former vos équipes dès le départ avec des exercices pratiques et de les accompagner en créant une assistance. Les feedbacks sur le terrain vont également contribuer à améliorer les processus en temps réel.

Avancez progressivement

Déployez vos nouvelles solutions pas à pas en adoptant une méthode agile. Vous pouvez par exemple prévoir un service test pour mesurer les gains et les difficultés pour étendre progressivement les bonnes pratiques à l’ensemble de l’entreprise. 

La digitalisation ne doit pas être vécue comme une contrainte, mais comme une évolution positive. En anticipant les freins, en impliquant les équipes et en choisissant des outils adaptés, vous transformez la résistance en adhésion durable. Le choix des outils est également déterminant dans l’implication de vos équipes au changement.