La loi espagnole sur la signature électronique est-elle compatible avec le contrôle numérique des présences aux formations FUNDAE ?

L'une des conditions les plus importantes pour obtenir les bonus FUNDAE est le contrôle rigoureux de la présence des participants, un processus qui peut être complexe et laborieux.

Dans ce contexte, la loi espagnole sur la signature électronique apparaît comme un outil potentiellement précieux pour simplifier et sécuriser la gestion de l'assistance. SoWeSign se présente comme une solution efficace répondant à ces exigences.

La loi sur les signatures électroniques en Espagne est principalement régie par le règlement eIDAS (règlement (UE) nᵒ 910/2014), qui établit un cadre juridique pour l'identification électronique et les services de confiance.

Ce règlement, mis en œuvre au niveau national par la loi 6/2020 du 11 novembre, réglemente les aspects liés aux signatures électroniques, aux cachets électroniques, aux services de livraison électronique certifiés et autres services connexes.

La loi définit plusieurs types de signatures électroniques, notamment :

• Signature électronique simple : ensemble de données numériques jointes à d’autres données électroniques et utilisées par le signataire pour signer.
• Signature électronique avancée : signature qui répond à certaines exigences permettant de vérifier l’identité du signataire et de détecter toute modification ultérieure des données signées.
• Signature électronique qualifiée : il s’agit d’une signature électronique avancée, créée à l’aide d’un dispositif de création de signature qualifié et établie sur un certificat de signature électronique qualifié. Une signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Pour recevoir les fonds publics de FUNDAE, des listes de présence attestant de la présence des élèves par leurs signatures sont requises.

De plus, d'autres documents sont requis : un reçu pour le matériel, des attestations de présence ou des diplômes, et des questionnaires d'évaluation. En résumé, vous devez soumettre :

• Listes de présence (document de groupe) : pour chaque session, avec les données d'identification de la formation, la liste des étudiants avec leurs données d'identification, leurs signatures et la signature du formateur ou du responsable de la formation.
• J'ai reçu le matériel (document de groupe) : ce document répertorie le matériel remis aux étudiants afin qu'ils puissent suivre efficacement leur formation. Il doit inclure les informations d'identification de la formation, la liste des étudiants avec leurs coordonnées, leurs signatures et la signature du formateur ou du responsable de la formation.
• Attestation de présence ou diplôme (document individuel) : contient des informations générales sur la formation et les données d'identification de l'étudiant et doit être signé individuellement par l'étudiant.
• Questionnaire d'évaluation de la qualité de la formation (document générique à remplir par chaque participant). Ce questionnaire doit être remis à chaque participant.

Jusqu'à la publication au BOE de la résolution du 15 avril 2020, seules des feuilles de papier contenant les signatures étaient utilisées.

Cette résolution a instauré des mesures exceptionnelles pour atténuer l'impact de la COVID-19 sur la formation professionnelle. Ces mesures visent à préserver l'employabilité des travailleurs et la compétitivité des entreprises en adaptant la formation aux restrictions imposées par l'état d'urgence.

Les conditions de formation ont été assouplies,  permettant la diffusion des cours via des classes virtuelles et  des formations en ligne .

En outre, il était stipulé que les signatures électroniques pouvaient être utilisées pour valider les documents relatifs à la formation professionnelle en vue de l'emploi, afin de faciliter la gestion administrative. Les signatures numériques, qu'elles soient simples ou complexes, étaient acceptées.

Par conséquent, nous pouvons conclure qu'après cette publication,  la signature numérique pour le contrôle des présences est parfaitement compatible avec la loi espagnole sur la signature électronique. 

Le processus de collecte des signatures de présence, de création et de stockage des listes pendant des années est un processus très lourd et obsolète qui représente une énorme perte de temps pour tous les acteurs impliqués (étudiants, formateurs, gestionnaires).

SoWeSign est conçu pour répondre aux besoins de gestion documentaire et de contrôle des présences dans divers contextes, y compris la formation FUNDAE.

Notre solution offre des outils avancés pour les signatures électroniques et la gestion des documents, garantissant ainsi que toutes les interactions sont sécurisées et conformes à la réglementation en vigueur.

SoWeSign réduit considérablement le temps et les ressources nécessaires à la gestion des présences en formation. La numérisation du processus élimine les feuilles de présence papier et simplifie la collecte de données en temps réel.

SoWeSign garantit la sécurité du stockage de tous les registres de présence grâce à un chiffrement avancé des données. Ceci assure la disponibilité des informations pour les audits et les contrôles, conformément aux exigences de sécurité de FUNDAE.

Les registres de présence électroniques sont facilement vérifiables, ce qui permet à FUNDAE et aux organismes de formation de contrôler plus efficacement la conformité. La traçabilité assurée par la signature électronique qualifiée garantit que tout examen ultérieur des données peut être effectué en toute confiance quant à leur intégrité.

SoWeSign offre une solution robuste et sécurisée qui simplifie considérablement le suivi des présences aux formations subventionnées par FUNDAE. Nous vous invitons à l'essayer et à demander une démonstration.