Cas client – Simplifier et sécuriser l’émargement au sein d’un grand compte industriel

Contexte

Ce groupe industriel forme chaque année entre 20 000 et 25 000 collaborateurs en France mais aussi à l'international. La gestion des émargements reposait jusque-là sur des feuilles papier puis sur une ressaisie manuelle, un fonctionnement très lourd compte tenu de la volumétrie. Les équipes formation devaient gérer un important travail administratif, et la recherche de preuves pour les audits ou les financements devenait particulièrement chronophage, parfois qualifiée de “mission impossible”.

Dans un contexte de transformation interne - digitalisation renforcée, création d’un centre de services partagés, passage à Workday - l’entreprise a engagé, dans le cadre d’un appel d’offres, une recherche de solution dédiée à la dématérialisation des émargements.
 

Enjeux

L’objectif était de sécuriser les signatures et de simplifier un processus devenu difficile à maintenir à grande échelle. Le client attendait également une traçabilité plus fiable et un lien automatique avec le système maître Workday.
Les priorités identifiées concernaient notamment :

• la conformité légale et l’infalsifiabilité des signatures

• la réduction de la lourdeur administrative liée à la gestion des présences

• la capacité à retrouver rapidement les preuves en cas d’audit (Qualiopi) ou de demande de financement

• l’alimentation automatique de l’historique des signatures et des historiques de compétences dans Workday
   

Pourquoi SoWeSign ?

Le client a retenu SoWeSign pour trois raisons principales : l’existence d’un tiers de confiance garantissant des signatures sécurisées, la capacité de co-construction avec les équipes, et l’interfaçage indispensable avec Workday. Le partenariat s’est consolidé au fil des évolutions de la solution vers une version Corporate adaptée aux enjeux d’un grand compte industriel.
 

Bénéfices

Avant la digitalisation, certaines équipes consacraient jusqu’à une journée complète par semaine à l’encodage manuel. L’utilisation de SoWeSign a permis de supprimer cette charge et de recentrer les efforts sur la pédagogie et l’animation des formations.
La solution a également contribué à une meilleure visibilité sur le remplissage des sessions et à l’identification des no-show, un élément ayant un impact direct sur les coûts pédagogiques et logistiques. Les données de formation sont désormais intégrées automatiquement et de manière fiable dans Workday, renforçant la cohérence et la traçabilité des informations.
 

Adoption et conduite du changement

Le passage du papier au digital a représenté un défi pour l’entreprise. Malgré un processus de signature simple - seul le support change - certains formateurs ont pu exprimer des interrogations sur la validité et la sécurité des signatures numériques.

La conduite du changement reste un point d’attention, notamment en raison du turn-over des formateurs « occasionnels », lié à l’évolution des besoins en compétences. Mais l’usage de SoWeSign s’est progressivement installé dans les pratiques, grâce à l’accompagnement mis en place, permettant de rassurer les équipes.

Depuis un an, un nouveau processus permet de planifier et de signer, avec SoWeSign, des sessions répondant à des besoins opérationnels immédiats. Les données de formation (dates, horaires, stagiaires, signatures) sont ensuite automatiquement retournées dans Workday.

→Perspectives

Les bénéfices constatés expliquent la volonté de poursuivre l’utilisation de SoWeSign dans l’ensemble des régions du groupe à l’international. Jusqu’à présent basé sur le volontariat, le déploiement devrait évoluer vers un fonctionnement par prescription à partir de 2026, avec la gestion d’éventuelles exceptions liées aux contraintes réglementaires locales.