Foire aux questions
4. La déclaration mensuelle est-elle maintenue?
Oui, les différents process restent inchangés.
5. Les congés d’été (juillet/août) ont-ils un impact sur le projet ?
Ils ont été considérés dans le planning. Ces mois d’été avec peu d’affluence sont en général plus libres pour les développeurs afin de travailler sur les interfaces entre les outils de gestion et SoWeSign. Pas d’impact sur les équipes SWS, qui effectuent des roulements afin d’être disponibles tout au long de l’année.
7. Est-ce que l’émargement numérique concerne aussi les périodes en extérieur/en entreprise ?
Oui, un module spécifique a été mis en place pour collecter les signatures en entreprise.
8. Cette solution concerne-t-elle uniquement les PRF ?
Non, elle est destinée à l’ensemble des programmes.
9. Le PRF prend fin en 2024, SWS restera-t-il l'outil du prochain marché ?
Oui nous sommes déjà en train de prévoir le renouvellement.
10. L’utilisation de SoWeSign sera-t-elle obligatoire à partir de septembre 2024 ?
Oui, pour les formations financées par la Région l’émargement devra être fait par SoWeSign. Pour les autres formations, vous pourrez continuer à utiliser vos autres solutions.
14. Quels seront les coûts engendrés pour mettre en place les signatures numériques (supports spécifiques ?)
La Région ne fournit pas les supports. Les téléphones des stagiaires peuvent être utilisés ou l’ordinateur du formateur pour faire signer tout le monde. L’OF sera en charge de s’assurer de l’émargement. Pour rappel, la solution SWS fonctionne sur PC, MAC, smartphone, tablette, tableau interactif, mais l’usage le plus courant constaté en 2022 est l’utilisation sur smartphone des stagiaires, conjointement au PC du formateur.
16. Si les 8 heures d’accompagnement prévues pour le projet ne suffisent pas. Est-il possible d’en acquérir de nouvelles ?
Oui, il vous sera possible d’acheter directement auprès de SoWeSign des heures d’assistance. Cependant le quota d’heures a été choisi d’après l’expérience de SoWeSign dans les autres Régions afin que cela soit suffisant.
Un site e-learning et des formations en ligne sous forme de webinaires de groupe toutes les semaines sont accessibles gratuitement.
Si vous désirez un accompagnement sur mesure et dédié ou des formations privatives en plus, il vous faudra acheter des tickets d’assistance complémentaires auprès de SWS au tarif de 50€ la demi-heure pour bénéficier d’un consultant dédié sur la tranche horaire choisie.
17. Pour conserver l'accès SWS si nous ne sommes plus acteur dans le cadre du PRF un compte payant est-il nécessaire ?
Oui, l’organisme doit acquérir un abonnement avec une tarification standard ainsi qu’un coût à la signature en cas de signatures complé
18. Est-ce que SWS remplace Remu et EOS ou faudra-t-il continuer sur ces logiciels ?
SoWeSign ne remplace ni l’un ni l’autre. Sur EOS, vous n’aurez plus de saisie manuelle car nous allons mettre un place un bouton d’import des réalisations depuis SoWeSign mais vous devrez cliquer sur ce bouton pour importer les réalisations et les valider. Sur Remu, vous devrez toujours saisir les absences des stagiaires mais vous pourrez vous aider du récapitulatif que vous sortirez de SoWeSign.
19. La feuille d'émargement dématérialisée va -t-elle permettre la saisie automatique des heures effectuées par les stagiaires sur EOS ?
Oui, grâce à un bouton dédié, les données saisies seront importées sur EOS.
20. Y aura-t-il un lien avec Remu ?
A terme nous souhaitons que l'interface avec Remu soit effectif.
21. Y aura-t-il un lien avec KAIROS ?
Le lien avec KAIROS n’est pas prévu pour l’instant.
23. Pouvez-vous nous indiquer les logiciels de gestion compatibles ?
Il n’y a pas de logiciel incompatible. Il faudra juste les relier à SoWeSign via une API ou des routes prédéfinies. L’assistance est prévue pour vous aider à développer cela.
24. Cette solution est-elle compatible avec Storiz ?
Non, pas de connecteur à ce jour, mais il faudra travailler avec Groupe Bizness sur le sujet (ce connecteur peut être développé au besoin).
25. Les émargements pourront-ils basculer également dans notre outil ?
Un connecteur peut-être développé, veuillez contacter votre référent projet SoWeSign afin d’obtenir les informations nécessaires à ce sujet.
26. Si je modifie mon ERP en cours de projet, ai-je droit à de l’assistance ?
SWS vous fournit gratuitement les codes sources des connecteurs applicatifs. Si vous avez les compétences informatiques pour déployer le nouveau connecteur en interne, cela ne vous coûtera rien. Si vous préférez faire appel à SWS pour cette prestation, vous pourrez acheter des heures d’assistance auprès de SWS en fonction de la complexité réelle de la tâche à accomplir.
27. En cas de problèmes de connexion ou de maintenance du site, pouvons-nous revenir sur les déclarations que nous n'aurions pas pu faire ?
Oui, il y a possibilité d’utiliser le rattrapage (demande de signature à postériori), les traces de ces modifications apparaissent sur la piste d’audit.
28. La création de sessions en temps réel est-elle envisageable ?
Cette option est disponible dans la version SWS Coprorate pour les grands comptes (bien, plus complexe à mettre en œuvre) : la non-planification est une source d’erreur pour les OF non équipés d’un logiciel. Cela déporte le travail sur le formateur ou exige la création d’un catalogue de formation complet et structuré. A étudier au cas par cas (selon l’OF, son budget et son métier), mais ne peut pas servir à une défaillance de programmation de la part des équipes de pilotage du planning OF.
29. En cas de changement de planning, que faire ?
Il est nécessaire que le planning soit le plus statique possible afin d’éviter les problèmes et changements de dernière minute.
Il est possible d’intervenir directement dans l’interface gestionnaire SWS pour modifier les séances. Il faudra supprimer les assiduités incorrectes si elles ont été collectées durant la séance mal planifiée. Attention, ces modifications ne seront pas renvoyées vers l’ERP par le connecteur standard SWS, il faudra en conséquence aussi faire la modification côté ERP.
30. Doit-on respecter un délai en cas de changement de planning ?
Si vous disposez d’un ERP/LMS de planification connecté à SWS par connecteur informatique, il faudra effectuer les mises à jour au plus tard la veille au soir pour les appliquer automatiquement le lendemain matin. Dans tous les cas, vous pouvez supprimer la séance mal planifiée et la reprogrammer depuis le manager SWS, y compris après l’heure de démarrage (en supprimant les signatures ou absences éventuelles déjà collectées dans ce cas).
33. En stage en entreprise les candidats devront-ils obligatoirement avoir un smartphone ou un accès internet ?
Dans l’idéal oui, si ce n’est pas le cas, il est toujours possible d’utiliser le rattrapage ou bien une feuille d’émargement que l’on scan en “justificatif de présence” plus tard. La Région ne fournit pas le matériel qui devra être celui du stagiaire, de son tuteur, ou de l’organisme de formation.
35. En cas de travail en poste , faudra-t-il 2 signatures ? Ex : En véhicule 06h/13h et ou 13h/20h avec une coupure restauration le midi et soir par exemple.
Il faudra découper les sessions en fonction des horaires pratiqués.
38. Le stagiaire doit-il télécharger une application SWS spécifique ?
Le stagiaire peut télécharger une application depuis les stores qui est facile d’utilisation pour signer, il peut également accéder aux portails web en ligne sans télécharger d’application.
39. Ce système a-t-il été testé avec des stagiaires qui ont des difficultés sur l'utilisation du numérique ?
Cela a été testé dans d’autres Régions, sans difficultés à noter jusqu’ici.
44. Que faire en cas de panne ?
Très peu de pannes sont à observer sur SoWeSign (99,9% de disponibilité en 2022), des équipes SoWeSign veillent au bon fonctionnement de la solution. En cas d’indisponibilité, il sera cependant possible d’effectuer un rattrapage sur la séance une fois la situation rétablie ou bien de scanner une feuille d’émargement papier.
45. Les noms et prénoms des stagiaires vont arriver par quel biais sur les feuilles de présence?
Depuis les sessions créées dans vos fichiers Excel ou dans vos ERP.
47. Les signatures sont-elles demandées à la demi-journée ?
Tout dépend des sessions programmées dans votre outil de gestion.
51. Est-il possible de désigner plusieurs gestionnaires administratifs ?
Bien sûr, vous pouvez créer autant de gestionnaires que nécessaire depuis votre instance SWS.
50. Y a-t-il un délai pour la saisie des émargements ?
Ils doivent être fait lors de la session de formation. La piste d’audit liée à l’émargement sera la preuve de présence des stagiaires en formation et indiquera la date et l’heure de signature. L’envoi vers ARGOS ne se fait qu’une fois les vérifications effectuées.
54. En cas de retard, peut-on décompter les heures non réalisées du stagiaire s'il émarge sur SWS ?
SWS dispose de la fonction de déclaration de retard ou de départ anticipé des stagiaires ainsi que d’ajout de commentaires. Ces informations seront visibles dans le suivi des séances du Manager SWS, mais ces durées en minutes ne seront pas décomptées des heures facturables envoyées vers ARGOS. Si vous souhaitez les décompter, il faudra faire un ajustement manuel dans ARGOS après l’import de données SoWeSign.
56. Quel est le délai de rectification des feuilles d'émargement ?
Pour l’instant il n’est pas prévu de délai ni de bloquer la rectification. Cela sera pris en compte comme rattrapage avec l’enregistrement du suivi.
61. Si les signatures sont enregistrées, en cas de contrôle Région ou Région/FSE nous n'avons plus de feuilles à présenter ?
Les certificats de réalisation et/ou feuilles d’émargement générés via SoWeSign permettront de justifier l’ensemble des éléments nécessaires en cas de contrôle.
63. Combien de temps la solution sauvegarde-t-elle les émargements ?
Les émargements sont sauvegardés pendant 10 ans (durée légale) sur les instances SoWeSign et également à la Région.
65. Est-il possible de sortir des récapitulatifs des signatures en fonction des modules ?
Le manager SoWeSign auquel vous aurez accès vous permet de visualiser toutes les informations concernant vos formations.