Simplifier la vie des formateurs : comment réduire l’administratif grâce à des outils numériques ?

Si l’on parle souvent de l’impact positif de l’arrivée des outils numériques sur la protection de l’environnement, notamment dans les activités d’enseignement, ce phénomène a aussi pour effet de simplifier le travail des formateurs. C’est ce que nous allons voir dans ce dossier.

Il est parfois difficile de mesurer le temps qu’il faut à un formateur, à une formatrice ou encore à un organisme de formation pour gérer l’administratif, travail qui vient s’ajouter au temps d’enseignement et de préparation des formations. Mal géré, l’administratif peut vite devenir particulièrement chronophage au point de nuire à la qualité et à la fluidité globale de la formation.

Prenons par exemple le temps passé par les enseignants et les formateurs à gérer les feuilles d’émargement, à faire signer les participants, à vérifier la conformité et autres documents puis à les transmettre aux organismes concernés. Avec le format papier, les risques d’erreurs sont bien plus nombreux et les pertes de documents ne sont pas rares. 

L’enjeu des outils numériques aujourd’hui, c’est de faire gagner du temps aux formateurs et de les aider à se mettre en conformité pour faciliter les contrôles comme ceux de la DREETS ou de France Compétences. 

Aujourd’hui, des éditeurs de solutions numériques comme SoWeSign proposent des outils qui incluent différentes fonctionnalités :

• La signature électronique des feuilles d’émargement

• La centralisation des documents sur un espace sécurisé

• La génération automatique des certificats et des attestations de présence conformes

• Des possibilités d’intégrer l’outil aux ERP / API pour bénéficier d’autres fonctionnalités

Le numérique a permis de faciliter à plus d’un titre le travail des formateurs et des formatrices.

Un gain de temps considérable

Avec les outils du numérique, il n’y a plus de papier à imprimer, à trier ou à archiver puisque l’application le fera toute seule. Les professionnels vont donc pouvoir gagner un temps précieux au moment de faire l’appel dans les formations en présentiel ou en distanciel, générer simplement les attestations de présence, éditer les certificats de formation et les documents administratifs pour les organismes de contrôle. 

On estime que le passage à la gestion numérique des tâches administratives offre un gain de temps de 30% par rapport au papier, notamment en ce qui concerne la gestion des présences avec des feuilles d'émargement classiques. 

Faciliter les inspections et les audits

Quand on a la possibilité d’automatiser le triage et l’archivage des documents, le risque de pertes et d’erreurs est considérablement diminué, ce qui est un vrai plus pour démontrer son sérieux au cours d’audits et d’inspections.

S’inscrire dans une démarche écoresponsable

L’impact environnemental du papier est catastrophique. Pour produire une feuille A4, il faut entre 5 et 10 litres d’eau et il faut 1,5 kg de CO2 par kilo de papier produit.

Le fait de passer au numérique n’est pas la solution miracle dans la mesure où la dématérialisation a aussi un impact environnemental. Néanmoins, force est de constater qu’elle est plus durable à moyen et à long terme que l’utilisation du papier. Adopter le numérique pour la gestion de l’administratif permet donc à la filière de l’enseignement de s’inscrire dans une perspective écoresponsable.

Des économies financières

Le fait pour un formateur ou pour une formatrice de devoir imprimer ses supports d’enseignement, ses documents d’émargement, ses formulaires d’évaluation et ses documents administratifs est une charge financière importante, surtout quand on ne dépend pas d’une structure ou d’un centre de formation. Le passage au tout numérique permet donc aussi de faire des économies substantielles qu’il est possible de consacrer à l’achat d’outils qui améliorent l’expérience des apprenants.

Fluidifier l’expérience de vos apprenants

Passer aux outils numériques, c’est aussi gagner un temps précieux, pas seulement sur l’administratif, mais aussi sur le déroulé des formations. Vous pourrez plus facilement transmettre des documents, y accéder et les diffuser en temps réel durant vos formations. Pour les évaluations, vous disposerez également d’outils très puissants pour créer des formulaires efficaces et engageants avec une possibilité de détailler vraiment les corrections. 

Finalement, les outils numériques améliorent autant l’expérience des enseignants qu’ils permettent de fluidifier le processus de formation en limitant les formalités chronophages. Les solutions numériques pour la gestion des tâches administratives des formateurs ne sont pas de simples gadgets et permettent réellement de simplifier le quotidien des professionnels.