Que devrait comporter un programme de signature de documents dans les grandes entreprises ?

Les grandes entreprises traitent quotidiennement un grand nombre de documents nécessitant la signature des employés, des clients, des fournisseurs et autres parties prenantes. Il peut s'agir notamment de contrats, de factures, de bulletins de paie, de budgets et de documents relatifs à la formation interne.

La gestion des signatures électroniques comporte son lot de défis et de risques susceptibles d'affecter la performance, la sécurité et la réputation d'une entreprise. Il est donc essentiel de disposer d'un système de signature électronique adapté aux besoins et aux spécificités de chaque organisation.

Dans cet article, nous allons parler des qualités à rechercher lors du choix de la solution la plus adaptée, en nous concentrant particulièrement sur celles qui peuvent être utilisées pour la gestion des formations subventionnées par FUNDAE.

La signature de documents papier présente plusieurs inconvénients susceptibles de représenter un risque pour l'entreprise, et un logiciel adapté peut résoudre ces problèmes. Analysons-les.

Économiser du temps et de l'argent

L'impression, l'envoi, la réception, la signature et l'archivage de documents papier sont des processus lents, coûteux et peu efficaces. On perd du temps à attendre leur arrivée, il y a un risque de perte ou de détérioration, et des dépenses inutiles sont engagées pour le papier, l'encre, les enveloppes et les timbres.

Une solution SaaS adaptée vous permet d'envoyer, de signer et de recevoir des documents instantanément, sans impression ni envoi postal. Cela réduit les délais d'attente, élimine les coûts liés au papier et optimise les flux de travail.

Sécurité et contrôle accrus

Les documents papier sont vulnérables au vol, à la falsification, à la manipulation et à l'accès non autorisé. De plus, il est difficile de suivre et de contrôler quels documents ont été signés, lesquels sont en cours de traitement et lesquels sont périmés.

Un bon programme de signature de documents garantit la sécurité et l'intégrité des documents grâce à l'utilisation de systèmes de chiffrement, de certificats numériques, d'horodatages et de signatures électroniques.

De plus, il permet un contrôle et une visibilité complets des documents, avec des informations sur le statut, la date, l'heure et l'emplacement de la signature.

Veiller au respect des réglementations

Les documents papier peuvent ne pas être conformes aux exigences légales et fiscales des autorités compétentes. Par exemple, ils peuvent être dépourvus de valeur juridique, ne pas garantir l'identité des signataires, ne pas respecter la protection des données personnelles ou entraver l'audit et la traçabilité.

Le logiciel de signature électronique est conforme aux normes juridiques et fiscales régissant les signatures électroniques, tant au niveau national qu'international. Il est notamment conforme au règlement européen eIDAS, qui encadre l'identification électronique et les services de confiance au sein de l'Union européenne.

Les logiciels de signature électronique ne se valent pas tous. Certains offrent plus de fonctionnalités, une sécurité renforcée ou une plus grande flexibilité. Il est donc essentiel de choisir le logiciel le mieux adapté aux besoins et aux spécificités de chaque entreprise.

Voici quelques qualités qu'un bon programme de signature de documents pour les grandes entreprises devrait posséder :

• Facilité d'utilisation : le système doit offrir une expérience utilisateur satisfaisante tant pour les expéditeurs que pour les destinataires de documents. Son interface intuitive doit permettre de créer, d'envoyer, de signer et de gérer des documents rapidement et facilement, sans nécessiter de compétences techniques.
• Compatibilité et accessibilité : il doit être compatible avec les principaux formats de documents, tels que PDF, Word, Excel, etc. De plus, il doit être accessible depuis n'importe quel appareil, comme un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette, et depuis n'importe quel système d'exploitation.
• Personnalisation et adaptation : il doit permettre la personnalisation et l'adaptation des documents à l'image et au style de l'entreprise, ainsi qu'aux préférences et aux besoins de chaque utilisateur.
• Intégration et évolutivité : le programme doit pouvoir s’intégrer aux outils et systèmes déjà utilisés par l’entreprise, tels que la messagerie électronique, le CRM, l’ERP, le stockage cloud, etc. De plus, il doit être évolutif, c’est-à-dire pouvoir croître et évoluer en fonction de l’évolution des besoins et des changements.

Dans le cadre de la gestion documentaire d'une entreprise, on retrouve le cas particulier de ceux qui souhaitent obtenir les primes offertes par FUNDAE pour la formation qu'ils dispensent à leurs employés.

Dans ce cas, le logiciel utilisé doit offrir une série de fonctionnalités supplémentaires permettant de rationaliser le processus de demande de bonus et de minimiser les erreurs avec un maximum de garanties.

C’est pourquoi, chez SoWeSign, nous avons développé notre solution Corporate, spécialement conçue pour répondre aux besoins des grandes entreprises dans ce domaine. Avec Corporate, il est possible de :

• Recueillez les signatures des étudiants et des formateurs en utilisant différentes méthodes : via l’appareil du formateur, via un code QR ou en envoyant une demande de signature par courriel.
• Vérifiez les signatures et demandez une correction si une anomalie est détectée.
• Gérer les séances de formation qui n'étaient pas initialement prévues  .
• Générer automatiquement tous les documents requis par FUNDAE.
• Intégration avec le système ERP de l'entreprise.
• Personnalisez tous les aspects du processus de signature.

Et bien d'autres caractéristiques qui lui ont valu la confiance de nombreuses grandes entreprises prestigieuses dans plusieurs pays.

Envie de tous les découvrir ? C’est simple : demandez une démo quand vous le souhaitez. Lancez-vous !