Guide FUNDAE pour les entreprises : conditions requises et bonus possibles

Lorsque vous gérez des formations internes, FUNDAE est le moyen le plus direct de récupérer une partie (voire la totalité) du coût de vos activités de formation grâce à des bonus sur les cotisations de sécurité sociale.

Dans ce guide 2025, nous expliquons clairement et concrètement comment  fonctionne le dispositif FUNDAE pour les entreprises , les conditions à remplir, les montants auxquels vous pouvez prétendre sous forme de subventions et comment SoWeSoft vous aide à automatiser la gestion et à garantir la conformité, sans paperasserie  ni erreurs.

FUNDAE permet aux entreprises de financer la formation de leur personnel grâce à un crédit annuel calculé sur le montant payé l'année précédente (frais de formation professionnelle) et sur leur effectif moyen.

Ce crédit est appliqué sous forme de bonus aux cotisations de sécurité sociale. Le pourcentage du crédit, qui dépend de la taille de l'entreprise, est le suivant :

• 1 à 9 employés : 100 %
• 10–49 ans : 75 %
• 50–249 : 60 %
• ≥250 : 50 %

De plus, si vous avez moins de 50 employés, vous pouvez accumuler un crédit inutilisé pendant deux exercices financiers au maximum (vous devez l’indiquer dans la demande avant le 30 juin).

Pour pouvoir prétendre à la prime, FUNDAE exige :

• Tenez-vous au courant des actualités concernant l'AEAT et le TGSS.
• Informez le RLT de son existence (il dispose de 15 jours ouvrables pour établir un rapport ; en cas de divergences, celles-ci sont consignées dans le procès-verbal correspondant).
• Communiquez le début du groupe au moins 2 jours calendaires à l'avance (et tout changement pertinent dans ce délai) et communiquez la fin du groupe avant la newsletter de décembre.

Autres exigences opérationnelles utiles à la planification :

• Durée minimale du cours : 2 heures.
• Jusqu'à 8 heures/jour (sauf pour les actions d'une seule journée).
• Capacité maximale : 30 en présentiel (25 s'il s'agit d'un certificat professionnel) et 80 par tuteur en formation en ligne.
• Taux de présence minimum pour que la formation soit considérée comme « terminée » : 75 %

Pendant et après la formation, vous devrez conserver les justificatifs pendant quatre ans. Concrètement, cela comprend :

• Contrôle des présences (modèle officiel en présentiel ; en ligne, la plateforme doit enregistrer l’activité).
• Questionnaire de qualité à la fin du cours.
• Diplôme ou certificat pour ceux qui remplissent les conditions requises.
• Les coûts déclarés (directs, indirects et organisationnels) dans les limites de coûts fixées par FUNDAE.

Les signatures numériques et les classes virtuelles sont-elles toujours valides ?

Oui. La réglementation autorise les signatures électroniques sur les documents de formation et la diffusion via une classe virtuelle avec la même validité qu'une formation en présentiel (avec des particularités concernant les certificats professionnels).

Une fois la demande complétée, l'application calcule automatiquement le montant maximal du bonus : il s'agira du montant le plus faible entre votre crédit disponible, les frais engagés et la limite par module économique. De plus :

• Frais indirects : maximum 10 % de la part.
• Coûts d'organisation (en cas d'externalisation) : maximum 10 % ; passe à 15 % pour les entreprises de 6 à 9 personnes et à 20 % pour celles de 1 à 5 personnes.

Modules économiques maximaux indicatifs par participant et par heure (à ne pas confondre avec le prix du marché) :

• En personne : jusqu'à 9 € (niveau de base) et 13 € (niveau avancé).
• Formation en ligne : jusqu'à 7,50 €.
• Mixte : le module de chaque section est appliqué ; si la partie en présentiel ne dépasse pas 20 %, il s'agit d'une formation à distance.

Cofinancement privé (si votre entreprise compte plus de 5 salariés)

En plus de la subvention, la FUNDAE vous demande de contribuer à une partie du coût total (cofinancement). La formation des salariés pendant les heures de travail est considérée comme cofinancée par le biais des coûts salariaux. Selon la taille de l'entreprise : 6 à 9 (5 %), 10 à 49 (10 %), 50 à 249 (20 %), ≥ 250 (40 %).

1. Calculez votre crédit et inscrivez-vous à l'application avec un certificat représentatif.
2. Informez le RLT (s'il en existe un) 15 jours ouvrables à l'avance et conservez une trace de votre rapport/procès-verbal.
3. Enregistrez l'activité de formation (modalités, durée, objectifs, contenu).
4. Communiquez le début de la réunion du groupe 2 jours à l'avance (et notez les changements dans les délais impartis).
5. Assure la formation (respecte les limites de capacité, signatures/inscriptions et questionnaires).
6. Délivrer les diplômes/certificats dans un délai de ≤ 2 mois après leur obtention.
7. Communiquer la fin de l’étude aux participants « ayant terminé » (≥75 % de présence), les coûts et le mois bonus.
8. Demandez votre bonus avant la newsletter de décembre et conservez tous les avantages pendant 4 ans.

La théorie est simple ; la pratique, beaucoup moins. Le principal risque de perte financière réside dans les erreurs administratives, les délais non respectés et la documentation incomplète. C’est là que SoWeSoft fait la différence.

• Contrôle des présences 100 % numérique avec signature électronique flexible : sur l’appareil du formateur, via QR/URL ou e-mail, répondant aux exigences d’identité et de traçabilité.
• Génération automatique des documents requis par la FUNDAE (listes de présence, reçus de matériel, diplômes/certificats, questionnaires qualité) et archivage centralisé avec recherche instantanée.
• Validations de conformité en temps réel : alertes en cas de non-communication du début/de la fin, si vous n'atteignez pas 75 % de présence, si vous dépassez la capacité ou les modules économiques, etc.
• Intégration bidirectionnelle avec votre ERP/LMS (Workday, Cornerstone ou autres) pour synchroniser la planification, les participants et la présence sans dupliquer les tâches.
• Gestion des événements imprévus : créer des sessions non planifiées, ajouter des participants de dernière minute, corriger les signatures et consigner les incidents avec preuves.
• Tableau de bord FUNDAE : crédit utilisé vs disponible, cofinancement cumulé, échéances à venir, traces d’audit et exportable pour inspection.
• Conformité au RGPD et sécurité au niveau de l'entreprise.

Résultat : moins d’heures administratives, moins de risques de non-respect des exigences et une utilisation accrue du crédit.

Avec SoWeSoft, vous numérisez les signatures et les documents, respectez les délais et les validations, et connectez-vous à votre ERP/LMS pour que chaque formation soit efficace et que chaque euro de votre financement FUNDAE pour les entreprises soit utilisé à bon escient. Souhaitez-vous une démonstration de vos processus réels ?