Gestionnaire de documents : l’outil indispensable pour obtenir vos primes FUNDAE sans surprise

Pour accéder aux subventions de formation de FUNDAE destinées aux entreprises, vous devez remplir plusieurs conditions et fournir des documents attestant de la réalisation de la formation. Cette démarche peut s'avérer complexe, notamment pour les grandes entreprises. Heureusement, une solution existe pour vous simplifier la vie : un système de gestion documentaire. Analysons ses avantages.

La norme UNE-ISO 15489-1:2016 relative à l'information et à la documentation, qui établit les concepts et les principes de la gestion des documents d'archives, comprend des aspects clés liés à l'importance de l'adoption d'un système de gestion documentaire pour les organisations, qui peuvent ainsi bénéficier d'opportunités très intéressantes.

Cette norme décrit les principes généraux qui devraient régir la gestion des documents d'archives, tels que la responsabilité, la transparence, l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité, la facilité d'utilisation, le contexte, l'interopérabilité et la durabilité. 

En outre, il explique les avantages et les résultats attendus de la gestion des documents d'archives, tels que la conformité réglementaire, la responsabilisation, l'amélioration de l'efficacité et de l'efficience, la protection des droits et des intérêts, la préservation du patrimoine et de la mémoire, ainsi que le soutien à l'innovation et à l'apprentissage.

Pour profiter de ces avantages, vous avez besoin d'outils comme un système de gestion documentaire, qui vous permet de créer, stocker, organiser, partager et signer des documents numériquement. Grâce à un tel système, vous pouvez dématérialiser vos documents et gérer toute la documentation de votre entreprise rapidement, en toute sécurité et efficacement.

Concernant l’obtention des subventions FUNDAE, un système de gestion documentaire adapté offre des avantages tels que :

• Il simplifie la gestion des formations en vous permettant de créer et d'envoyer rapidement et facilement les documents nécessaires.
• Il facilite la signature de documents en permettant la collecte de signatures électroniques valides et légales.
• Il améliore la sécurité et le contrôle des documents en les stockant dans le cloud avec des sauvegardes et un chiffrement, et en permettant aux utilisateurs de consulter l'historique des modifications et des actions.
• Elle accroît la productivité et la compétitivité de l'entreprise en optimisant le fonctionnement des processus.

• Afin de garantir le bon traitement des informations en prévenant la perte, la détérioration ou le vol des documents.
• Standardiser toutes les pratiques de gestion documentaire de l'entreprise en établissant des paramètres et des normes pour la création, la modification et la suppression des documents.
• Standardiser les processus en facilitant l'accès à l'information et sa diffusion entre les différents services et collaborateurs.
• Garantir un meilleur accès à l'information en permettant d'accéder aux documents depuis n'importe quel appareil et à tout moment.
• Augmentez la productivité de votre équipe en réduisant le temps et l'espace consacrés à la gestion documentaire, et améliorez la communication et la collaboration.

Comme vous pouvez le constater, un système de gestion documentaire est un outil essentiel pour obtenir vos subventions FUNDAE sans encombre. Mais comment choisir le système de gestion documentaire le mieux adapté à votre entreprise ?

De nombreux facteurs sont à prendre en compte, tels que la fonctionnalité, la facilité d'utilisation, l'intégration, le support, etc.

Dans ce sens, chez SoWeSign, nous proposons une solution qui, de par ses propres mérites, bénéficie de la confiance d'entreprises de renommée internationale dans différents secteurs productifs.

SoWeSign Corporate inclut des fonctionnalités avancées, parmi lesquelles on peut citer :

• Recueillez les signatures via l'appareil du formateur, en scannant un code QR ou en envoyant une demande de signature à l'adresse électronique.
• Vérifiez les signatures avant de clôturer l'activité de formation.
• Demander une correction de signature à l'étudiant après coup.
• Planifiez les séances de formation à la volée, éliminant ainsi le besoin de les créer à l'avance.
• Générez automatiquement tous les documents requis par FUNDAE pour obtenir les primes souhaitées, réduisant ainsi le temps nécessaire.
• Personnalisez tous les aspects du processus de signature.

En conclusion, la formation subventionnée représente une opportunité unique d'améliorer les compétences et la compétitivité de vos employés et de votre entreprise. Toutefois, pour en bénéficier, vous devez remplir certaines conditions et fournir une documentation spécifique conforme à la réglementation.

Pour faciliter cette tâche, rien de mieux qu'un gestionnaire de documents permettant de créer, stocker, organiser, partager et signer des documents numériquement.