Contrôle numérique des présences : tout ce que vous devez savoir

Saviez-vous que le suivi numérique des présences peut améliorer l'efficacité de la gestion des formations dans votre entreprise ? Nous vous présenterons les avantages de sa mise en œuvre, notamment pour les formations subventionnées par la FUNDAE, ainsi que les méthodes de signature numérique permettant d'en garantir la validité juridique.

Dans le monde des affaires actuel, la transformation numérique est devenue une nécessité pour améliorer l'efficacité et obtenir de meilleurs résultats.

Dans ce contexte, le contrôle numérique des présences s’est imposé comme un outil clé pour optimiser la formation en entreprise, notamment dans les entreprises subventionnées par la FUNDAE.

Dans cet article, nous vous présenterons les avantages de la mise en œuvre d'un contrôle de présence numérique dans ces systèmes, ainsi que les méthodes de signature numérique que vous pouvez utiliser pour garantir leur validité juridique.

Amélioration de la productivité des personnes responsables de la gestion

Former les employés d'une entreprise demande beaucoup de temps, surtout dans les grandes entreprises.

Outre les sessions de formation elles-mêmes, il faut tenir compte de toute la documentation associée. La gestion de cette documentation peut s'avérer fastidieuse et chronophage, notamment lorsqu'il s'agit de prétendre aux subventions proposées par des organismes tels que FUNDAE.

Toutefois, la numérisation de ces procédures peut réduire considérablement le temps nécessaire à leur exécution. De plus, elle permet aux employés de consacrer leur temps à des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui, par ricochet, accroît leur motivation.

Elle réduit les erreurs et facilite l'accès à des formations subventionnées.

Le contrôle manuel des présences accroît le risque d'erreurs. Ces erreurs peuvent avoir des conséquences financières, voire entraîner la perte des subventions correspondantes. En revanche, la numérisation permet de réduire considérablement ce risque.

De plus, en cas d'erreur, il est beaucoup plus facile de les identifier et de les corriger numériquement que sur papier. Des fonctionnalités intégrées permettent même d'effectuer des corrections, comme les feuilles de signature pour le contrôle des présences, qui permettent de corriger et de modifier les signatures si nécessaire.

Réduisez les coûts.

Le contrôle numérique des présences permet également de réaliser des économies sur diverses dépenses liées au travail sur papier.

D'une part, cela élimine les coûts liés à l'utilisation de fournitures telles que le papier, les stylos et l'encre d'imprimante, ainsi que les articles de papeterie et les fournitures de bureau. Bien que ces dépenses puissent paraître minimes au premier abord, dans les entreprises comptant de nombreux employés et organisant un volume important d'activités de formation chaque année, cela peut représenter des économies considérables.

En revanche, la réglementation relative aux formations financées par le FUNDAE exige la conservation des registres de présence pendant quatre ans. Si ces registres sont conservés sur support papier, un investissement dans un espace de stockage physique est nécessaire. La numérisation des registres de présence élimine ce besoin et permet un stockage plus efficace et sécurisé.

capacité d'intégration ERP

De nombreuses entreprises utilisent un système ERP (Enterprise Resource Planning) pour optimiser l'organisation de leurs services des ressources humaines. Ces outils sont particulièrement utiles pour la gestion des talents, la planification des formations et la facturation.

Certaines solutions de gestion numérique des présences, comme SoWeSign, permettent d'intégrer directement les données de planification des formations, ainsi que les données relatives aux apprenants et aux formateurs, issues du progiciel de gestion intégré (PGI) ou d'autres bases de données similaires. Cela évite la saisie manuelle de ces données pour chaque session de formation, ce qui représente un gain de temps et réduit les risques d'erreurs.

Concernant le contrôle de la présence numérique dans ces formations, la résolution du 15 avril 2020 établit que la signature électronique des personnes responsables de la formation, des formateurs et des étudiants est autorisée.

Cela peut se faire en capturant une signature numérisée ou des données biométriques sur tout document nécessitant une signature, en veillant toujours à ce qu'elle soit associée au NIF ou NIE correspondant.

Il est important de souligner que le système de capture de signature numérique doit garantir l'authenticité des données correspondantes.

Ces dispositions légales ont également ouvert la voie à l'utilisation des signatures numériques dans la formation en ligne.

Le contrôle des présences est une condition essentielle pour bénéficier des primes FUNDAE.

Il est nécessaire de disposer d'un document de groupe comprenant les listes de présence pour chaque session de formation, avec des informations telles que les données d'identification de la formation, la liste des étudiants avec leurs données d'identification, leurs signatures et la signature du formateur ou du responsable de la formation.

Il existe différentes méthodes pour recueillir ces signatures numériquement dans les programmes de formation. Voici quelques-unes des options les plus efficaces.

Contrôle numérique des présences sur l'appareil du formateur

L’étudiant peut signer directement sur la tablette, l’ordinateur ou le téléphone portable fourni par le formateur, en y apposant sa signature, qui sera ensuite validée par la personne responsable de la formation.

E-mail

L'une des méthodes les plus courantes consiste à envoyer à l'étudiant un courriel contenant un lien ou un bouton qui le redirige vers une application de signature. L'étudiant peut alors créer et valider sa signature.

URL ou code QR pour le contrôle numérique des présences

Une autre option consiste à fournir à l'étudiant une URL ou un code QR spécifique lui permettant d'accéder à une interface de signature. L'étudiant peut scanner le code QR avec son appareil mobile ou y accéder directement via l'URL pour apposer sa signature.

Toutes ces méthodes de signature numérique sont également valables et sont conçues pour que les utilisateurs puissent effectuer le processus de manière intuitive et sans complications.

Lors de la création de sa propre signature, l'utilisateur effectuera le trait correspondant sur l'écran, soit par le toucher, soit à l'aide d'une souris dans le cas d'un PC, puis l'enverra.

En conclusion, le suivi numérique des présences aux formations est une réalité encadrée par la législation espagnole. Les signatures numériques sont valides et juridiquement reconnues, ce qui simplifie les démarches des entreprises souhaitant obtenir des subventions pour la formation.

Grâce à des outils comme SoWeSign, les organisations peuvent rationaliser le suivi des présences et la gestion documentaire, ce qui leur permet de gagner du temps et de l'énergie. Elles peuvent ainsi  tirer pleinement parti des subventions offertes par FUNDAE et bénéficier d'un processus plus efficace et transparent.