Conduite du changement et transformation numérique : impliquer les managers et les équipes

Les résultats du Baromètre France Num 2024 démontrent que la plupart des entreprises s’engagent vers la transformation numérique, notamment en déployant des solutions de gestion et de collaboration en ligne. Parmi les secteurs ayant particulièrement intérêt à passer au tout numérique, le secteur de la formation occupe une place de choix au point de développer des solutions adaptées aux besoins spécifiques de ce secteur.

La transformation numérique se pose comme une évidence pour les grandes entreprises, mais aussi pour les TPE/PME. Dans le domaine de l’enseignement, le fait de passer de processus traditionnels comme l’émargement papier ou l’évaluation classique à des solutions numériques offre de réels bénéfices.

Pour commencer, le fait de passer au tout numérique permet de ne pas avoir à imprimer tous les documents que l’on utilisait auparavant (support de cours, évaluations, feuilles d’émargement, certificat, correspondance, référentiels, fiches de paie…). Cela représente des économies substantielles pour les entreprises de ce secteur particulièrement consommateur de papier.

La transformation numérique permet aussi de faciliter l’archivage et l’accès aux documents en optant pour un stockage sur des serveurs plutôt que dans un espace physique. 

L’utilisation du papier a un impact considérable sur l’environnement en matière de consommation d’énergie, d’eau et d’empreinte carbone. Le numérique, quant à lui, s’il n’est pas exempt de reproches, reste tout de même une solution plus écologique à long terme. 

Enfin, les organismes de formation ont aussi des normes à respecter en matière d’archivage des documents (NF Z42-013, RGPD, délais de conservation obligatoires…). L’utilisation d’outils certifiés est alors plus que recommandé.

Les solutions comme celles proposées par SoWeSoft (ex : SoWeSign) illustrent parfaitement ces enjeux en remplaçant les contraintes du papier par des processus fluides, sécurisés et conformes.

Aujourd’hui, la transition vers les solutions digitales peut susciter quelques inquiétudes, voire quelques réticences de la part des collaborateurs et des équipes. Celles-ci peuvent être de plusieurs ordres :

• La crainte de la complexité, notamment sur la maîtrise des outils de gestion et de collaboration
• La perte des repères en modifiant les process

Les doutes sur l’utilité de la transformation numérique

Si la plupart des craintes ressenties par les équipes et les collaborateurs sont tout à fait légitimes, elles peuvent être amplement apaisées en adoptant une stratégie d’accompagnement dans le cadre du pilotage de la transformation.

Associer les collaborateurs au projet dès le commencement

Dans un premier temps, il est essentiel d’impliquer vos managers, vos chefs d’équipe, mais aussi les autres utilisateurs dès le commencement en organisant des réunions, des ateliers de travail et en faisant remonter les feedbacks obtenus dans les équipes. De cette manière, vous pourrez déployer une solution vraiment adaptée aux besoins de votre équipe. 

Nommez des ambassadeurs en interne qui se feront le relais entre les personnes chargées du pilotage du projet et les collaborateurs afin de cultiver cette agilité dans votre transformation numérique.

Communiquez sur les objectifs et les bénéfices de la transformation

Pour vaincre les réticences concernant l’utilité du changement,adoptez une démarche pédagogique en expliquant à vos collaborateurs pourquoi il faut passer au numérique en évoquant notamment les différents bénéfices que nous avons évoqués dans le précédent paragraphe. 

Vous pourriez par exemple valoriser les bénéfices de la transformation numérique métier par métier :

• Service RH : Gain de temps sur les formalités
• Formateurs : Valorisation de la pédagogie en facilitant l’émargement, le partage des supports et l’évaluation en ligne.
• Service comptable : accès facilité à la documentation, automatisation des facturations
• Managers : meilleur suivi des activités, réactivité

Former et accompagner ses collaborateurs et ses équipes

Pour développer les bonnes pratiques en matière de gestion électronique des documents, il est indispensable de former vos équipes à l’utilisation des nouveaux outils. Mettez en place des supports d’assistance au départ pour accompagner vos équipes vers le changement. Le développement de nouvelles compétences est toujours motivant pour les équipes, surtout si elles sont valorisées par la suite. Organisez des sessions de formation ciblées par métier pour travailler sur les processus de votre entreprise.

Avancer pas à pas dans une démarche bienveillante

Enfin, pour vous assurer de la réussite de votre projet de transition numérique, il est indispensable de procéder par étape. Commencez par déployer un projet pilote dans l’un des services clés de votre entreprise afin de mesurer les bénéfices au sein du service et les retombées positives sur les autres services. Développez la culture du feedback pour faire preuve d’adaptabilité et vous adapter aux problématiques concrètes. Enfin, valorisez toujours les progrès de vos équipes et de vos collaborateurs afin qu’ils puissent se sentir impliqués dans le projet. 

La transformation numérique, bien conduite, n’est pas une contrainte, mais une opportunité. En donnant aux managers et aux équipes les clés pour comprendre, tester et s’approprier les outils, vous construisez un changement durable, au service de l’efficacité et de la sérénité de tous. En utilisant les bons outils, la transition ne sera que plus facile.