Archiver et sécuriser les documents dématérialisés : bonnes pratiques et outils

Depuis une dizaine d’années, les organismes de formation se tournent de plus en plus vers les solutions numériques, aussi bien pour concevoir des supports d’enseignement et d’évaluation en ligne que pour gérer l’administratif et la correspondance. Mais saviez vous que la gestion et l’archivage des documents dans le cadre d’une activité d’enseignement doivent respecter un certain nombre d’obligations réglementaires ?  Certains outils peuvent vous aider à vous conformer à ces réglementations et bien plus encore.

Aujourd’hui, selon le baromètre France Num 2024, 56% des TPE/PME utilisent une plateforme de partage de documents en ligne. Cette transition numérique tend à gagner de plus en plus de terrain chaque année. Il est nécessaire d’archiver sa documentation numérique pour plusieurs raisons.

Respecter les normes en vigueur

Tout comme pour la documentation papier, les documents dématérialisés doivent être archivés conformément à certaines normes. Dans le domaine de la formation, certains documents comme les supports d’enseignement, les évaluations, les feuilles d’émargement doivent être conservés à titre de preuve lors de contrôles (France Compétences, DREETS, OPCO…).

Préserver l’intégrité de ses documents

La numérisation des documents permet aussi d’éviter de perdre ou de dégrader les documents puisqu’ils sont stockés sur des serveurs sécurisés. Beaucoup d’entreprises redoutent en effet le vol de données à l’occasion d’un piratage informatique. 

Faire des économies de temps, d’espace et d’argent

L’archivage de données dématérialisées permet aussi de diminuer la charge administrative et financière que peut représenter le stockage de papier.

Réduire son impact sur l’environnement

Enfin, l’impact écologique de la production de papier est particulièrement désastreux, notamment en matière de consommation d’énergie, d’eau et de production de CO2. Si le passage au tout numérique n’est pas sans conséquence sur l’environnement (car la production d’appareils informatiques et le stockage de données engendrent aussi de la pollution), l’impact reste réduit par rapport à l’utilisation du papier. C’est le cas notamment dans le secteur de l’enseignement et de la formation, très consommateur de papier.

Parmi les normes à respecter en matière d’archivage, on trouve principalement :

• La NF Z42-013 : qui est une norme française (AFNOR). Elle définit les exigences en matière de conception et d’exploitation d’un système d’archivage électronique afin de garantir leur intégrité dans le temps. En cas de contrôle et de litige, elle permet au document numérique d’avoir la même valeur probatoire qu’un papier original. 
• La norme ISO 14641 : est le pendant de la NF Z42-013 au niveau international.
• La certification NF 461 délivrée par l’AFNOR garantit qu’une solution d’archivage informatique respecte bien les exigences de la NF Z42-013.
• Le RGPD est un règlement européen qui vise à encadrer la conservation des données personnelles
• Les différentes dispositions législatives indiquant les durées légales de conservation des documents.

Pour préserver l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité de vos documents dans le temps, il convient de respecter les bonnes pratiques.

Utiliser des outils qui garantissent l’authenticité des documents

Les outils d’archivage électronique, aussi appelés systèmes d’archivage électronique (SAE) ou outils de gestion électronique des documents (GED) prévoient ce type d’authentification en proposant des fonctionnalités comme la signature électronique, l’empreinte numérique ou l’horodatage. Vérifiez cependant que l’outil sélectionné ait obtenu la certification NF 461.

Respecter les normes d’archivage

Comme nous l’avons évoqué précédemment, il est important de respecter l’ensemble des normes relatives à l’archivage des données, notamment la NF Z42-013, la norme ISO 14641 et le RGPD. Veillez également à respecter les durées légales de conservation des documents. Cela se fait au cas par cas et nécessite donc un suivi attentif.

Contrôler les accès

Sur les outils de gestion électronique des documents, attribuez des rôles bien précis aux différentes parties prenantes afin que certaines données ne soient pas accessibles à tous, comme les données personnelles. 

Utiliser les bons formats de documents

Enregistrez et archivez vos documents dans des formats stables à travers le temps afin de garantir l’accessibilité et la lisibilité des documents à long terme.

Sécuriser le stockage

Utilisez un système de stockage sécurisé avec des mesures de redondance des données (sauvegarde sur plusieurs sites, clouds sécurisés, data centers certifiés). Prévoir des plans d’urgence en cas de cyberattaque.

Former ses équipes

Le respect des bonnes pratiques en matière de gestion des données numériques en entreprise est un travail collectif pour lequel vous devez former vos collaborateurs. Une sensibilisation régulière et mise à jour dans le temps permet de limiter les risques liés à la cybersécurité et d'assurer une conformité continue avec la réglementation.

Les outils numériques pour archiver et sécuriser les documents matérialisés sont nombreux sur le marché. Dans le domaine de l’enseignement, des outils comme SoWeSign répondent aux critères des normes en vigueur et stockent les données des utilisateurs dans des data centers situés dans les pays de l’UE afin de respecter parfaitement les exigences du RGPD. Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées, on trouve notamment la signature numérique, l’horodatage, la conservation des feuilles d’émargement et des évaluations ainsi que des coffres-forts numériques certifiés. 

Opter pour une solution d’archivage des documents dématérialisée n’est pas seulement un choix guidé par des obligations légales, c’est aussi un levier de sérénité, de gain de temps et de professionnalisme pour les organismes de formation. Bon à savoir : ces solutions s'adaptent à tous types d'entreprises, quels que soient leurs besoins et leur budget.